Assistant administratif h/f

ARS HAUTS-DE-FRANCE

Les agences régionales de santé sont dotées de compétences larges dans le pilotage de la mise en oeuvre territoriale des politiques de santé. Les missions de sécurité sanitaire s'appuient sur la veille sanitaire, la surveillance épidémiologique et environnementale, le contrôle sanitaire et les inspections dans tous les domaines de compétence de l'ARS, la prévention des risques sanitaires et la gestion des crises sanitaires quand elles surviennent. La direction émet des avis sanitaires pour toute décision impliquant une évaluation des effets sur la santé humaine. Elle prépare les décisions du préfet de département pour les soins soumis à décision administrative.

La direction de la sécurité sanitaire et de la santé environnementale est composée de 3 sous-directions réparties comme suit :
- La Sous-Direction Santé Environnementale
- La Sous-Direction Inspection Contrôle
- La Sous-Direction Veille et Sécurité Sanitaire
La cellule régionale d'hémovigilance et la cellule d'intervention régionale de l'ANSP en région lui sont rattachées.

La Sous-direction VEILLE ET SECURITE SANITAIRE Ces missions recouvrent les domaines de gestion des alertes sanitaires, de préparation du système de santé aux situations exceptionnelles et de contribution de l'ARS à la prise en charge des risques de troubles à l'ordre public, notamment au travers des soins psychiatriques sans consentement.

Ces missions recouvrent les domaines de gestion des alertes sanitaires, de préparation du système de santé aux situations exceptionnelles et de contribution de l'ARS à la prise en charge des risques de troubles à l'ordre public, notamment au travers des soins psychiatriques sans consentement.

Activités du service Le service de veille sanitaire (SVS) est en charge d'assurer ces missions à l'échelle régionale. Il est placé au sein de la sous-direction alerte et veille. Le SVS est composé d'une équipe pluridisciplinaire spécialisée, dédiée à la gestion et à la réponse aux signaux et alertes.

Les missions de veille sanitaire visent à détecter le plus précocement possible tout événement anormal présentant un risque potentiel pour la santé de groupes de population (domaines des maladies transmissibles et de l'exposition à des agents toxiques environnementaux).
Un système d'alerte est constitué pour une réponse rapide destinées à préserver la santé des groupes de population concernés.
Le bon fonctionnement de ce système d'alerte implique la définition précise d'une organisation, de procédures standardisées s'appuyant sur la mise en oeuvre de tout ou partie des actions suivantes :
- Recueil de signaux de toute nature et vérification d'informations ;
- Analyse de données sanitaires et/ou environnementales, investigation des situations, notamment d'épisodes épidémiques et mise en oeuvre de moyens de diagnostic étiologique;
- Mise en place de mesures de gestion immédiates au niveau local et transmission de l'alerte au niveau adapté
- Préparation de la réponse aux situations d'urgence sanitaire

Description du poste

Le/la titulaire du poste est hiérarchiquement rattaché(e) au responsable du SVS.

mission 1 : secrétariat de l'équipe du SVS :
- Gestion de la messagerie veille : réponse, transmission, classement et archivage de messages
- Standard de la veille sanitaire : transmission des appels et prises de messages
- Organisation de l'archivage
- Préparation des dossiers papier des MDO pour l'équipe et des divers courriers en lien avec la gestion des signaux et thématiques
- Elaboration des divers calendriers/plannings
- Réservation des salles de réunion et des véhicules de service et préparation des ordres de mission et états de frais des agents du SVS
- Gestion de commandes de fournitures pour le service et élaboration des fiches d'expression de besoins
- Préparation de la valise d'astreinte médicale et vérification après retour

Mission 2 : Gestion administrative des dossiers ou demandes relevant du SVS - Gestion des dossiers de mésothéliomes (MDO)
- Enregistrement des déclarations VIH et hépatite B dans SIVSS (MDO)
- Envoi des tests de diagnostics rapides des MDO concernées (rougeole rubéole notamment), à la demande de professionnels de santé ; suivi du stock ARS et commande le cas échéant (en lien avec le responsable de service).
- Demandes des patients à haut risque vital d'inscription sur la liste d'information particulière en cas de coupure électrique :
. Réception et traitement des dossiers, en lien avec l'équipe médicale du SVS (vérification des critères d'accord) ;
. Mise à jour des listes PHRV tous les trimestres et envoi des tableaux à ENEDIS, SAMU 59 et SAMU 62.
- Gestion de la mise à disposition sur le site ARS de certificats de non-épidémie pour le transport de corps vers l'étranger, en lien avec les médecins du SVS et le service communication.
- Gestion des demandes d'autorisation de transports de stupéfiants dans l'espace Schengen, en lien avec les médecins du SVS.

Mission 3 : Certificats de décès - Réception, ouverture et tri des certificats de décès papier de l'ensemble de la région HdF
- Envoi des certificats de décès mensuellement à l'INSERM selon la procédure commune
- Réception et réorientation des demandes diverses des mairies, établissements ou médecins, relatives aux certificats de décès (questions sur la dématérialisation, demande de certificats papiers vierges, etc.)
- Participation à l'expérimentation de rédaction des certificats de décès par les IDE (repérage, comptabilisation, renseignement de tableaux pour le compte de l'INSERM, constitution de 2 cohortes IDE et médecins pour l'évaluation qualitative réalisée par les médecins du SVS).

Profil recherché

Vos compétences

SAVOIRS : * PROCESSUS METIER (Niveau maîtrise)
* CONNAISSANCE DES PARTENAIRES (ETS / INSTITUTIONNELS / ASSOCIATIFS) - (Niveau pratique)
* CONNAISSANCE DU CHAMP (culture, technique) (MS / S / SPE) - (Niveau pratique)

SAVOIR-FAIRE * ORGANISATION REUNION (Niveau maîtrise)
* REDACTIONNEL (Niveau maîtrise)
* PRISE DE NOTES / REDACTION DE COMPTE-RENDUS (Niveau maîtrise)
* CLASSEMENT ET ARCHIVAGE (Niveau maîtrise)
* BUREAUTIQUE (Word, Excel, PowerPoint, OUTOOK) (Niveau maîtrise)
* INFORMER ET COMMUNIQUER (Niveau pratique)
* PLANIFICATION DE L'ACTIVITE (Niveau pratique)
* GESTION DE STOCKS / INVENTAIRES (Niveau pratique)
* SUIVI ET INSTRUCTION DE DOSSIERS (Niveau pratique)
* REPORTING, TABLEAUX DE BORD (Niveau pratique)

SAVOIR-ETRE * RIGUEUR
* REACTIVITE / ADAPTABILITE (Niveau maîtrise)
* TRAVAIL EN EQUIPE / PARTAGE DE L'INFORMATION (Niveau maîtrise)
* ECOUTE / SENS DU CONTACT (Niveau pratique)
* ALERTER / RENDRE COMPTE (Niveau pratique)
* DISCRETION / CONFIDENTIALITE (Niveau pratique)
* SENS DU SERVICE (PUBLIC) (Niveau pratique)

Informations complémentaires
- -> Fonctionnaire titulaire :
- Agent Administratif / Groupe RIFSEEP II - Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance
- ->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :
- Niveau 4 : Règles des 105% (points d'expérience conservés) - Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

Pour les autres candidats, un CDD de 1 an, renouvelable, sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion).

Contact

Dépôt de candidature : @.**

Informations sur le poste : @.**

Date limite de dépôt de candidature : 10/04/2025