Assistant administratif (f/h) (h/f)

La Direction des affaires juridiques de la Mairie de Vienne recrute un assistant administratif (F/H) chargé(e) de:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
- Tenir à jour les tableaux de bord du service
- Participer à l'organisation et à la tenue des assemblées municipales en lien avec le chargé des Assemblées et de la Vie institutionnelle
- Assurer le suivi des procédures administratives du service composé de 3 secteurs : affaires juridiques, vie institutionnelle et patrimoine immobilier
- Assurer le suivi du budget du service par secteur

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assurer le suivi du courrier du service : enregistrement, préparation des réponses pour le service, suivi des chronos
- Suivre et ventiler les parapheurs du service
- Assurer la prise d'appels téléphoniques, messages et suivi des réponses à apporter
- Assister aux réunions hebdomadaires du service et élaborer les relevés de décisions
- Gérer les rendez-vous, planning et réunions
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers du service

Affaires juridiques et vie institutionnelle
- Assurer le suivi des réponses et le tableau de bord (contentieux, conseils juridiques, demandes d'accès aux documents administratifs, suivi administratif des périls, certificats de non péril demandés par les notaires .)
- Transmettre les pièces de procédures aux juridictions et conseils externes dans le cadre de la gestion des contentieux
- Rédiger des courriers et actes divers, et relances
- Recenser les demandes de conseils juridiques via l'établissement de fiches de saisine et en assurer le suivi
- Assurer le suivi du budget général du Service (2 budgets distincts) établissement des bons de commande, règlement des factures)
- Suivre les projets et activités du service

En assistance et en l'absence de l'agent chargé de la vie institutionnelle
- Participer à la Préparation et organisation les assemblées municipales (Conseil municipal, Conseil d'administration, Commissions, Bureaux municipaux.) : réception des projets de délibérations et des notes de synthèse, élaboration de l'ordre du jour, élaboration du rétro planning, et des convocations
- Constituer les dossiers préparatoires et définitifs : mise en page du dossier, reprographie
- Préparer et procéder à l'envoi des convocations et du dossier des assemblées
- Mettre en ligne les documents ayant trait aux Assemblées et la Vie Institutionnelle sur le Cloud des élus
- Préparer les lieux de tenue des assemblées (moyens techniques)
- Rendre exécutoire les délibérations des assemblées : télétransmission, affichage, ventilation aux directions
- Transmettre les renseignements relatifs aux délégations et à la participation aux commissions des élus
- Renseigner les services dans la rédaction des actes administratifs
- Assurer la tenue des registres des actes administratifs de la collectivité selon protocole en cours

Patrimoine immobilier
- Participer à la mise à jour un inventaire du patrimoine bâti et non bâti communal et assurer sa gestion
- Participe au suivi administratif dans le cadre de la gestion du patrimoine de la collectivité : gestion administrative et financière des bâtiments communaux (rédaction et renouvellement des baux et conventions, appel de loyers et charges et régularisations, gestion de copropriété, recherche des éléments utiles aux actes, .), suivi des interventions du service bâtiment, voirie, .
- Etablissement des états des lieux d'entrée et de sortie des locaux
- Effectuer le suivi administratif des procédures

En matière de polices d'assurances :
- Assurer un suivi administratif et financier des contrats

En matière de sinistres :
- Assurer le suivi des déclarations de sinistres et les réclamations
- Suivre les relations avec les usagers, les assureurs et les indemnisations

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Saisir des documents juridiques,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.