Assistant(e) de direction

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Responsable Ressources Humaines chez Carré Opéra

Plongez dans le monde passionnant de la pharmacie.

Rejoignez notre équipe et prenez en charge l’administratif, les projets locaux, les déplacements internationaux, le soutien au DG, ainsi que les services généraux et prestataires externes.

Un poste polyvalent et stimulant où la routine n’a pas sa place !


Responsabilités :

1. Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG (prise de RDV, courriers, courriels, congés…)
2. Préparer, organiser les RDV et assurer le suivi
3. Déclarations administratives
4. Gestion des contrats, suivi de tous les prestataires et gestion de la maintenance (Téléphone, Télé Surveillance, Vigiles, Portes automatiques, ascenseur…)
5. Gestion et suivi des dossiers en cours avec notre cabinet d’assurance (Déclarations, suivi...)
6. Organiser le tri et l’archivage du courrier et des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
7. Gérer les notes de frais
8. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifier la conformité des livraisons et suivre le budget
9. Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…)
10. Suivi des éventuels appels d’offre
11. Gestion et suivi des dossiers d’inscription Atout France
12. Réservation des voyages
13. Aide à la préparation des présentations (Power Point) + tous les outils de communication.
14. Assurer le suivi des RDV après chaque déplacement + relance récurrente
15. Préparer et organiser les réunions
16. Assurer en amont la préparation
17. Écrire les comptes rendus, les diffuser et en assurer les suivis
18. Suivi des projets et du budget
19. Établir un rétroplanning et en assurer le suivi
20. Relance des intervenants


Profil recherché :

* De formation assistanat de direction, gestion administrative, commerciale ou PME-PMI
* Expérience minimum de 5 ans
* Bon niveau d’anglais, la maitrise d’autres langues serait un gros plus (Chinois, portugais et espagnol)
* Maitrise des outils bureautique et collaboratifs
* Gestion de projet, organisation d’évènements
* Dynamique, organisé(e), rigoureux(e), polyvalent(e), discret(e)
* Aisance rédactionnelle et relationnelle
* Capacité d’adaptation, à travailler dans des délais contraints et gérer des situations de crise

Bagneux, Île-de-France, France 2 days ago

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