Assistant de direction h/f

Description du poste Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols. Les Tournesols intervient principalement dans le domaine de l'action sociale et médico-sociale ainsi que du handicap. Travailler pour Les Tournesols c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser. Il/elle est chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles. I. MISSIONS Les missions de la (du) Secrétaire de direction visent tant l'Institution elle-même que les autres entités qu'elle pilote (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel). Secrétariat des directeurs Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel) Gestion des appels téléphoniques à la direction Accueil physique des RDV de la direction Organisation des réunions en lien avec la direction Gestion des astreintes administratives Diffusion du tableau des astreintes Courriers, notes d'information, notes de service Ouverture du courrier de direction et dispatching Archivage des documents Effectuer un reporting hebdomadaire sur le suivi des taches Rédaction de documents officiels Rapport d'activité et autres documents divers Tenue du Journal Interne (Graines de Tournesols) Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l' Environnement -Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité) -Gestion documentaire (via le logiciel) -Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié. Gestion des Instances Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale : Gestion des événements Cérémonie des voeux, inaugurations, visite des personnalités officielles Secrétariat pour les évènements inter-établissements II. PROFIL RECHERCHE Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité Savoir-faire: Maîtrise des normes rédactionnelles Connaissance du public accueilli et de son accompagnement souhaité Utilisation des procédures et documents institutionnels Utilisation de l'outil informatique et des logiciels professionnels. Reporting à la hiérarchie directe Savoir-être: Dynamisme, Esprit d'initiative Capacité d'organisation, réactivité, autonomie Capacité à prioriser Résistance au stress Intégrité et discrétion professionnelle. Divers : Titulaire du permis B. III. CONDITIONS D'EXERCICE Mobilité interne: en tant qu'agent des Tournesols, il/elle peut être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution. Temps de travail 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine. 15 RTT Congés en concertation avec le reste de l'équipe. Type d'emploi : Temps plein ou temps partiel, CDD de 6 mois en vue d'un CDI Avantages : 15 RTT Programmation : Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Poste à pourvoir de suite. Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt, sous ressourceshumaines@lestournesols3.fr
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.