Assistant de direction - mécénat h/f

Le/la titulaire de l’emploi assure un ensemble de travaux de nature
administrative, de tenue et de suivi de dossiers de mécénat, visant à la
création, à la gestion et à la diffusion de documents, au bon
fonctionnement de l’unité mécénat et à l’accueil et à l’information des
personnes/mécènes en interne et en externe. Il/elle assiste, par
ailleurs, son responsable dans la mise en œuvre de ses activités sur le
plan administratif et logistique.


Vos missions

ACTIVITÉS PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGETAIRE DES DOSSIERS MÉCÉNATS ET RELATIONS EXTERIEURES

* Vérifie la conformité de procédures administratives et prépare les
documents de suivi de décisions administratives : bons de commande,
facture, note de frais…
* Vérifie l’ensemble des documents soumis à la signature du responsable
* Participe à l’établissement du budget et procède à son suivi et à son exécution
* Assure le suivi des contreparties mécénat, et s’assure de la
présence des mécènes et partenaires sur les supports de communication

GESTION DE L’INFORMATION MÉCÉNAT

* Rédige et assure la diffusion des dossiers, courriers, documents
administratifs et juridiques, procédures, comptes rendus de réunion,
manuels utilisateurs, fiches de tests et tickets d’incidents et procède à
des relectures correctives et de structure.
* Tient et administre les fichiers des contacts d’influence de
l’institution et la base de données métiers et élabore des listes et
publipostages ciblés pour les invitations
* Procède à des recherches, fait de la veille sur l’évolution, les
tendances et les nouveaux acteurs du secteur et assure, la gestion de la
documentation professionnelle liée au mécénat
* Veille au respect du calendrier des principales échéances de l’activité de son unité

ACCUEIL ET COMMUNICATION

* Organise la circulation et la diffusion des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de son unité
* Accueille, informe, oriente, les interlocuteurs et assure une présence sur les évènements mécénat
* Entretient, renforce et suit les relations avec les mécènes : de la
prise de contact, communiqués, courriers de remerciement, à la remise
de bilans d’activité…
* Participe à la préparation de la feuille de route (établie avec sa
hiérarchie et en lien la Direction du Développement) et assure le suivi
de l’organisation des événements mécénat avec les opérateurs internes
et externes (bâtiment, régie, direction du développement, action
culturelle et éducative, programmation et avec le régisseur…)
* Assure l’accueil téléphonique, le filtrage et la transmission des messages
* Réceptionne, enregistre et distribue le courrier de son unité

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

* Commande les fournitures dans le respect des budgets pour l’ensemble de son unité sur l’outil de gestion des commandes
* Assure la bonne réception des fournitures

PARTICIPATION À LA VIE ET AUX PROJETS DE L’ÉQUIPE

* Forme les nouveaux entrants sur son activité, partage ses
connaissances et ses bonnes pratiques avec ses collègues dans et en
dehors de son service
* Peut assurer le tutorat d’un apprenti, contrat de professionnalisation, stagiaire ou service civique
* Contribue à la réalisation des projets de l’équipe en lien avec l’actualité et la stratégie


Vos compétences

Profil

* Issu(e) d’une formation Bac +2 (BTS Assistant de direction) ou Bac +3 (Licence en Gestion)
* Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un pôle de gestion idéalement dans le domaine du mécénat
* Maîtrise des outils informatiques (Excel niveau avancé, Canva, Power Point, Word)
* Appétence pour les règles administratives, financières (données chiffrées et les états d’analyse) et juridiques
* Excellente expression écrite
* Capacité relationnelle, sens de l’accueil et diplomatie
* Organisation, rigueur et gestion des priorités
* Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B2)
* Intérêt pour le secteur cinématographique et le mécénat d’entreprise


Avantages

30 jours congés payés par an

Choix formule hebdomadaire et RTT

Horaires flexibles

Télétravail 2 jours par semaine maximum après validation de la période d'essai

Carte culture permettant d'accéder gratuitement aux musées nationaux

Carte du personnel permettant d'accéder aux événements de la Cinémathèque

CSE - Chèques culture, chèques vacances, chèques noel

Ticket-restaurant : 9 euros par jour travaillé (60% à la charge de la Cinémathèque)

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