Assistant administratif / assistante administrative

Mission principale : L'assistante administrative débutante aura pour mission de soutenir le service administratif dans l'accomplissement des tâches quotidiennes, en prenant en charge la gestion des rendez-vous, l'accueil téléphonique, l'ouverture des dossiers, la réception et vérification des marchandises ainsi que diverses tâches administratives. Elle/Il sera amenée à travailler au sein d'une équipe
Missions :
1. Prise de rendez-vous :
o Gestion de l'agenda des collaborateurs : prise de rendez-vous, planification des réunions et des déplacements.
o Confirmation des rendez-vous auprès des interlocuteurs internes et externes.
2. Accueil téléphonique :
o Réception des appels téléphoniques entrants, identification des demandes et transmission des informations aux personnes concernées.
o Gestion des messages et suivi des demandes urgentes ou spécifiques.
3. Réception et vérification des marchandises :
o Réception des livraisons et contrôle des marchandises (quantité, qualité, conformité des produits).
o Enregistrement des réceptions et signalement de toute anomalie à la personne responsable (commande incorrecte, produit défectueux, etc.).
4. Ouverture de dossiers :
o Création et mise à jour des dossiers administratifs, notamment pour les nouveaux clients, les fournisseurs ou les projets internes.
o Classement et archivage des documents relatifs à ces dossiers.
5. Archivage et gestion documentaire :
o Organisation et gestion de l'archivage physique et numérique des documents administratifs (factures, contrats, correspondances, etc.).
o Mise à jour des bases de données internes et suivi des documents à archiver ou à détruire.
6. Diverses tâches administratives :
o Rédaction de courriers ou emails de correspondance administrative.
o Aide ponctuelle à la préparation de documents divers pour les réunions ou les projets internes.
o Participation à la gestion des fournitures de bureau (commande, réception, et distribution).
Compétences requises :
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Bonnes aptitudes à la communication orale et écrite.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.).
- Capacité d'écoute, discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler de manière autonome.
Qualifications :
- Formation Bac ou Bac+2 en gestion, assistanat, ou toute autre formation équivalente.
- Première expérience dans un poste administratif ou similaire serait un plus, mais n'est pas indispensable.
Conditions de travail :
- Type de contrat : CDI - 35 heures
- Rémunération : 1 850 € Bruts
- Avantages : Mutuelles, Apas, etc..
- Disponible de suite

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Travaux de peinture et vitrerie

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

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