Description entreprise :
L'Inserm est le seul organisme public francais entierement dedie a la recherche biologique, medicale et en sante des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupes en 12 Delegations Regionales. Notre institut reunit 15 000 chercheurs, ingenieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : ameliorer la sante de tous par le progres des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en sante publique. Rejoindre l'Inserm, c'est integrer un institut engage pour la parite et l'egalite professionnelle, la diversite et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, des le recrutement et tout au long de la carriere. Afin de preserver le bien-etre au travail, l'Inserm mene une politique active en matiere de conditions de travail, reposant notamment sur un juste equilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a recu en 2016 le label europeen HR Excellence in Research et s'est engage a faire evoluer ses pratiques de recrutement et d'evaluation des chercheurs. Structure : Le cabinet du President- Directeur General a pour fonction d'organiser l'ensemble des echanges relatifs au travail du P-dg : preparation des RV, des dossiers, des interventions, echanges avec les partenaires institutionnels, prises de RV et gestion de l'agenda.
Description du poste :
Mission principale Au sein du cabinet de la presidence, vous assurez le secretariat et executez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilite de la cheffe de cabinet. Activites Principales Aider a la gestion de l'agenda du President- Directeur General (Organiser des rendez-vous ou des reunions) Aider a la constitution des dossiers du President- Directeur General Assurer l'interface avec les departements de l'INSERM et les partenaires exterieurs Suivre et mettre a jour des tableaux de suivi d'activites du cabinet Organiser et gerer les deplacements du President-Directeur General : reservation des transports et des hotels, traitement des etats de frais... Assurer l'accueil telephonique : renseigner ou orienter, le cas echeant, les appels vers les personnes competentes Redaction de courriers et notes Saisir, traiter et suivre le courrier arrive et le diffuser aux services concernes Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage Gerer les differents stocks de fournitures (bureaux, cafe, eau...) Suppleer les agents de l'equipe administrative du cabinet
Profil recherché :
Connaissances Connaitre les techniques de secretariat Procedures administratives et circuits internes Savoir-faire Maitriser les techniques de secretariat Savoir travailler en equipe Maitriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet Maitriser l'anglais a l'oral et a l'ecrit serait un plus Qualites redactionnelles, maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire Savoir prioriser, gerer l'urgence Aptitudes Aisance relationnelle, sens de la communication et gout pour le travail en equipe Expression ecrite et orale soignee Disponibilite, reactivite et polyvalence Capacites d'adaptation Sens de l'organisation et de la rigueur administrative Experience(s) souhaite(s) Experience similaire appreciee Profil junior accepte Niveau de diplome et formation(s) BTS Assistante de direction/de manager apprecie ou equivalent
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