Assistant administratif (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet (h/f),
- Contribuez à maintenir et développer la qualité de l'image publique de la collectivité
- Apporter une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers, dans le respect de la règlementation et de la confidentialité.

Activités principales:
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Assurer le secrétariat du Cabinet du Maire (agenda, prises de rendez-vous, gestion des réponses aux courriers et courriels des administrés, reprographies, etc.) ;
- Recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées.
- Participation possible aux permanences du maire et suivi des dossiers afférents
- Assurer le relai entre les élus et les partenaires/organismes extérieurs.
- Réaliser toutes les tâches de bureautique
- Organisation logistique des déplacements et des repas.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;

Activités secondaires:

Les missions et activités ci-dessus sous entendent des tâches non listées. Par ailleurs, l’agent peut se voir confier d'autres missions dans le cadre du projet. Il peut, ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres activités.

Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:

Conditions d’exercice
- Travail en bureau
- Possibilité de déplacement sur le terrain

Relations internes et externes du poste :
- Relations quotidiennes avec l’ensemble des services municipaux
- Contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires)

Compétences requises:
- Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook).
- Qualité d'élocution et de présentation.
- Doté d’un sens de l’organisation et de l’anticipation développé
- Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles confirmées.
- Rigueur et organisation.
- Dynamisme et esprit d'équipe.
- Réactivité et adaptabilité.
- Gestion du temps et des urgences.
- Autonomie.
- Grande disponibilité en soirée et week-ends.
- Très bon sens du relationnel