Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Selon la grille indiciaire Descriptif de l'emploi DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE

-Effectuer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet
-Gérer le courrier et les invitations du Cabinet (Application ELISE)
-Réaliser et mettre en forme des travaux bureautique
-Assurer le lien avec les élus sur les représentations
-Venir en appui des Conseillers techniques dans l’organisation des réunions de l’exécutif (constitution des dossiers, centralisation et mise à jour de documents de suivi, phoning auprès des élus) Missions / conditions d'exercice DESCRIPTION DES MISSIONS

-Recevoir et filtrer les usagers et les appels
-Renseigner et orienter les usagers et les élus
-Mettre en relation les correspondants
-Prendre les messages
-Effectuer le traitement et suivi des demandes
-Trier et dépouiller le courrier
-Effectuer une revue de presse ponctuelle
-Préparer les dossiers de représentation des élus
-Rédiger des courriers
-Traiter les courriers et les notes et compte-rendu internes reçus pour la Présidente
-Assurer le suivi de dossiers particuliers
-Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers
-Effectuer le classement et l’archivage des dossiers
-Organiser l’information des élus (préparation de mails d’invitation : instances, informations, réunions)
-Effectuer les confirmations des représentations auprès des organismes, établissements, partenaires
-Organisation de réunions, de déplacements, réservation de salle et suivi des décisions Profils recherchés Compétences professionnelles et techniques

-Connaissance de la collectivité
-Compétences rédactionnelles
-Respect de la confidentialité
-Anticiper les attentes et les besoins en agissant de manière autonome
-Sens de l’organisation
-Gestion du temps

Compétences relationnelles

-Qualités relationnelles avec capacité d’écoute et sens du contact
-Faire preuve de discrétion
-Travail en équipe et en transversalité