Adjoint administratif polyvalent chargé(e) des naissances et mariages

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi - Assurer l’accueil téléphonique et physique du public pour toutes les démarches d’état civil et spécifiquement celles liées aux naissances et mariages
- Traiter les demandes des administrés (mail, plateforme HUBEE, courrier) et les réorienter le cas échéant

- Travail en équipe
- Polyvalence au sein du service
- Permanence le samedi matin par roulement et éventuellement l’après-midi pour la célébration des mariages.
- Etre disponible durant les périodes électorales Missions / conditions d'exercice - Tenue des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, décès)
- Veiller à l’archivage des dossiers et à la clôture des registres.
- Prise en charge des dossiers de mariage ainsi que des éventuelles auditions.
- Assister l’officier d’état civil durant la célébration des mariages
- Délivrance et mise à jour des livrets de famille
- Gestion des rectifications administratives
- Suivre les dossiers spécifiques en lien avec le Parquet (adoptions, changement d’état civil…)
- Contrôler les actes d’état-civil via COMEDEC
- Gestion des opérations et des concessions funéraires du cimetière
- Mise à jour du Répertoire d’Immeubles Localisés (RIL)
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires
- Ponctuellement, assurer le recensement militaire, les inscriptions sur les listes électorales et l’instruction des demandes de titres d’identité.

- Assurer l’instruction et la gestion des dossiers dans les délais impartis avec rigueur et organisation.
- S’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux outils numériques
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du service Profils recherchés - Sens du service public
- Comportement et tenue correcte exigée
- Capacité à travailler et à communiquer en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique et être à l’aise avec l’utilisation de logiciels métier
- Connaissance et actualisation de la réglementation en matière d’état civil et plus spécifiquement concernant les naissances et mariages
- Expérience significative dans un poste similaire souhaitée

- Sens de l’organisation
- Respecter le devoir de confidentialité
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières lors des pics d’activité et des permanences le samedi

- Autonomie dans la gestion des dossiers et l’organisation du travail
- Délégation de signature pour tous les actes d’état civil et les formalités administratives (à venir)

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