Assistant administratif chef de projet travaux (h/f)

ASSISTANT(E) CHEF DE PROJET TRAVAUX HOSPITALITY
RESPONSABILITES
Sous la supervision du Directeur des Opérations et en lien avec le Directeur Financier, l'assistant(e) chef de projet travaux aura pour principales missions :
Le pilotage administratif des projets
- Contrôle de la bonne tenue de la base de données clients dans l'ERP, collecte, contrôle et bonne tenue des pièces constitutives des dossiers (devis signés, plans signés, plannings signés, PV de réception signés, levées des réserves.). Préparation des dossiers de déclaration préalable en préfecture, le cas échéant
- Contrôle et vérification des devis clients préalablement saisis dans l'ERP par les équipes travaux
- Suivi de la facturation client tout au long de chaque projet, émission et envoi des factures
- Passation des commandes auprès des fournisseurs, vérification de leur bonne conformité (accusés de réception, délais et adresses de livraison, tarifs et conditions de règlements), suivi et gestion du planning de livraison des marchandises sur les chantiers
- Vérification de la bonne tenue des plannings des chantiers en collaboration avec les Conducteurs de Travaux, suivi des marges commerciales de chaque projet ainsi que des DGD en fin de projet, en lien avec le Directeur et les Responsables d'Opérations
- Bonne tenue de la documentation sécuritaire et prévention relative aux chantiers (en lien avec les conducteurs de travaux)
Le suivi administratif des fournisseurs
- Tenue, veille administrative et mise à jour et de la documentation des prestataires (K-bis, carte d'identité du gérant, attestations d'assurance, de régularité fiscale et sociale, de régularité sur l'emploi des salariés, de nantissement, contrats de sous-traitance, documentation technique.)
La Participation active à la vie de l'équipe
- Préparation et animation de la réunion hebdomadaire de l'équipe Travaux, avec notamment un rôle de vigilance et d'alerte au sujet de la facturation et des encaissements clients, et de la collecte des documents et informations nécessaires au bon déroulé des projets (quitus, PV de réception, devis supplémentaires.)
- Point de contact et relais privilégié entre les équipes opérationnelles et l'équipe finance (aide aux relances clients et au traitement des factures fournisseurs, participation active au développement et aux améliorations de l'ERP et de tout autre outil métier, force de proposition et documentation des procédures.)
EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Expérience probante à un poste similaire ou à un poste d'Administration des Ventes
- Bonne maitrise d'Excel et des logiciels métier
- Au moins 5 ans d'expérience
- La connaissance du métier de contractant général serait un plus
SAVOIR ETRE
- Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, capacité à mener plusieurs tâches de front
- Polyvalence, agilité d'esprit, dynamisme, capacité à dépasser sa fonction
- Sens de l'initiative, sociabilité, bonnes capacités à communiquer, bonne humeur
Type d'emploi : CDI
Rémunération: 35 000,00€à40 000,00€par an
Avantages:
* Intéressement et participation
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
* Travail à domicile occasionnel
Horaires:
* Du lundi au vendredi
Rémunération supplémentaire:
* Primes
Lieu du poste : Télétravail hybride (92200 Neuilly-sur-Seine)

Experience: Expérience exigée