L’assistant(e) sera en charge de la gestion de la facturation, des dossiers du personnel, du suivi de la paie, de l’organisation administrative quotidienne, ainsi que de la conformité des documents RH légaux. Son rôle inclut également un soutien proactif et corporate auprès de la Direction et un appui pour les missions de secrétariat général de l’entreprise.
Responsabilités et Missions
1. Gestion de la Facturation et des Paiements
* Préparer, envoyer et suivre les devis, commandes, et factures.
* Gérer les paiements et relances pour les clients et fournisseurs.
* Suivre la comptabilité clients/fournisseurs, les notes de frais, et interfacer avec l'expert-comptable et la banque.
* Effectuer le pointage et le rapprochement des relevés bancaires.
* Assurer le suivi de trésorerie, le suivi des litiges et la tenue des tableaux de bord financiers.
2. Administration des Ressources Humaines
* Maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel en collaboration avec la comptable sociale (contrats, avenants, documents administratifs).
* Rédiger les documents contractuels et suivre les périodes d’essai, renouvellements, et fins de contrat.
* Participer à la gestion des congés et absences (maladie, maternité) et tenir à jour les tableaux de bord associés.
* Coordonner l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs (titres restaurant, équipements, matériel informatique).
* Assurer le suivi des visites médicales et des obligations légales en matière de santé et sécurité.
3. Suivi de la Paie
* Collecter et transmettre les éléments variables de paie (heures supplémentaires, absences, primes) pour le calcul des bulletins de paie.
* Vérifier la conformité des bulletins en lien avec le service paie ou le prestataire externe.
* Répondre aux questions des salariés concernant leurs paies, congés payés, et avantages sociaux.
4. Tâches de Secrétariat Général
* Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et gérer le courrier entrant et sortant.
* Rédiger, mettre en forme et archiver des documents administratifs (courriers, notes de service, comptes rendus).
* Assurer le suivi des commandes de fournitures et la gestion des stocks.
5. Communication Interne
* Préparer et diffuser les communications internes liées aux ressources humaines et aux informations générales.
* Servir de point de contact principal pour les informations administratives des employés (attestations, documents RH).
6. Soutien à la Direction et Gestion Logistique
* Assurer la discrétion et la confidentialité des informations traitées.
* Organiser les déplacements professionnels (réservations de transport et hébergement) et coordonner les événements internes (séminaires, réunions).
* Contribuer à la gestion d’activités logistiques, telles que la location de salles de réunion et d’espaces de coworking.
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