Assistant(e) de direction - cdd - (64) h/f

CDC Habitat s’engage chaque jour auprès des politiques publiques pour un habitat durable couvrant toutes les solutions d’hébergement. Nos résidences ne sont pas seulement des logements occupés par nos clients locataires, mais de véritables lieux de vie. Ils s'y épanouissent, se croisent et échangent.

Pour nous aider à réussir cette mission au service du bien commun, rattaché(e) à l'agence de Pau, vous devrez assister la directrice d’agence afin d’optimiser la gestion de son activité. Vous serez l'interface entre la directrice, ses services et les collaborateurs ainsi qu’avec les intervenants internes et externes.

En tant qu'assistant(e) de direction au sein de l'agence de Pau de CDC Habitat, agir concrètement pour l’intérêt général…

C'est assurer la gestion organisationnelle et des relations internes et externes :

· Suivre l’agenda de la Directrice d’Agence et agir en anticipation sur l’organisation des rendez-vous, visites sur site, réunions internes, partenariales et externes (réservations de salles, supports, communication…)

· Réaliser des dossiers préparatoires aux rendez-vous, réunions et comités – Préparer divers documents de présentation, en assurer la diffusion initiale et le compte rendu dans les délais, ainsi que leur archivage dématérialisé,

· Gérer divers contacts pour le compte de la Direction (téléphone, courrier, mails, accueil physique) et gérer l’interface avec tous les interlocuteurs internes et externes en apportant un premier niveau de réponse,

· Réceptionner, trier, diffuser le courrier de l’Agence et assurer le suivi des réclamations par la recherche des éléments auprès des parties prenantes et par la préparation des courriers ou mail de réponses,

· Garantir la circulation de l’information descendante et montante et préparer si besoin tous types de documents concernant l’Agence et en assurer la diffusion (courriers, notes internes, notes aux locataires…) en collaboration avec le service communication,

· Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de reporting /suivi des indicateurs de gestion de l’agence

· Être l’appui administratif pour l’ensemble des membres de l’équipe de managers de l’Agence.

C'est être en charge de la gestion administrative :

· Mettre à jour des bases de données diverses : affectations du patrimoine, annuaires agence, coordonnées des interlocuteurs externes…

· Participer à la préparation de réunions internes y compris des formations. Gérer les comptes rendus

· Assurer la gestion et le suivi des frais de fonctionnement de l’agence (matériel, fournitures bureautiques, paiements cotisations, frais de missions, de réception…)

· Suivre les inventaires divers : PC, imprimantes, véhicules de service, mobilier, vêtements de travail, téléphones portables…

· Organiser l’accueil des nouveaux arrivants en lien avec les responsables de services