Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE AVEC LE CV (SCANNER LES 2 DOCUMENTS EN UN SEUL FICHIER)

Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l'agent a pour fonctions :
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant
Missions :
Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal
- Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
- Saisie des engagements et liquidations budgétaires
- Ventilation analytique des bons de commandes
- Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l'activité du Parc Automobile
- Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
- Saisie de l'activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires.)
- Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
- Gestion des prêts des véhicules
- Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Suivi des actions de la brigade verte.
- Transmission des messages aux responsables d'équipes et de secteurs
- Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
- Réception et distribution du courrier, archivage
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
- Suivi administratif des astreintes du week-end
- Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
- Commande et gestion des fournitures
- Gestion des prêts des salles de réunion
- Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules

Profil :

Savoir :
- Techniques de secrétariat, rédaction de courrier
- Maîtriser les techniques de communication
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin).
- Maitrise du budget

Savoir-faire :
- Organiser, planifier, recevoir, filtrer.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Savoir être :
- Sens du service public
- Disponibilité et écoute
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité d'adaptation

Rémunération : statutaire + RIFSEEP + prime fin d'année + tickets restaurants + CASLGR.

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Applications informatiques métier,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BP administration des fonctions publiques,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Fonctionnement d'une collectivité territoriale,Qualités rédactionnelles,Qualités relationnelles, esprit d'équipe,Maîtrise des outils bureautiques,sens du service public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.