Adjoint administratif f/h - ambulatoire, hj enfants, cpci - pupeap (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Activités de secrétariat médical
- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des différents professionnels extérieurs et internes.
- Dossier patient
o Création du dossier sous LOGON après vérification de l'identité du patient et de ses responsables légaux. Suivi identito-vigilance et INS.
o Mise à jour des données administratives sous logon et cariatides.
o Frappe ou mise en forme des courriers en lien avec le patient (CRH, courriers de consultation, comptes rendus de synthèse ...).
o Envoi des comptes rendus de synthèse au médecin traitant/ familles/institutions partenaires.
o Suivi tableau de bord des groupes thérapeutiques
- Gestion des agendas des médecins et professionnels de santé rattachés à la filière, programmation des rendez-vous, envoi des convocations du logiciel Cariatides.
- Suivi du dossier /classement / archivage.
- Organisation de réunions, synthèses patient, prise de notes et comptes rendus, le suivi post synthèse (programmation rdv pluri partenaires/famille, synthèse.
- Contrôle et régularisation de l'activité à la demande du DIM. File active, suivi mise à jour et recueil des diagnostics.
- Participation à différentes réunions ou formations en lien (réunions de service, synthèses, atelier DIM, AGI, groupes de travail, réunions de secrétaires...), mise à jour des compétences.
Activité de gestion administrative
- Gestion des fournitures de bureau et bons de travaux aux services techniques.
- Création de nombreux documents de travail (carte de visite, carton de RV pour les divers professionnels...).
- Suivi des prescriptions médicales de transport et date des protocoles de soins.
- Participation aux ateliers DIM.
- Participation à des groupes de travail et EPP.
- Participation aux réunions organisées par la coordinatrice organisationnelle des secrétariats.
Autres missions
- Aide technique et informatique auprès des équipes.
- Assurer le remplacement de collègue absent.
- Réorganisation des missions en fonction de création de nouvelles activités ou unités rattachées.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir-faire
- Bureautique : maîtrise de l'outil informatique, pack office, open office, logon, cariatides, internet, intranet et du matériel.
- Maîtrise de l'orthographe et capacités rédactionnelles.
- Frappe avec dictaphone obligatoire.
- Vocabulaire médical.
- Cariatides et DPI.
- Procédure d'Archivage.
- Bon niveau d'organisation dans le travail.
- Savoir rédiger et mettre en forme des notes, documents, affiches.
- Capacité d'élaboration et d'adaptation.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations, relevant de son domaine d'activité.
- Capacité à organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
- Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone.
- Capacité à traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles.
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau.
Connaissances particulières requises ou à acquérir
- Organisation de l'hôpital.
- Droit des usagers du système de santé.
- Connaissances des règles applicables aux mineurs.
- Connaissances des réseaux et partenaires impliqués dans la prise en charge de patients mineurs.
Savoir être
- Motivation et curiosité.
- Rigueur et précision.
- Volonté et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Discrétion et discernement.
- Capacité d'adaptation.
Poste ouvert aux contractuels : CDD de 6 mois renouvelable
Merci de transmettre lettre de motivation + CV par mail