Assistant administratif au service achat public et assurance

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Assister le service dans les tâches administratives dans le domaine de la commande publique et des assurances.

Missions du Groupement :
gestion du budget et de la comptabilité du SDIS, expertise et prospective financière,
gestion de la trésorerie et des emprunts, assure les recherches de financement,
coordonne la mise en œuvre du schéma directeur immobilier, conseille les acheteurs,
gestion de la commande publique,
gestion de l’administration générale (notamment assurances, instances),
conseil et assistance juridique,
gestion des actes juridiques et du contentieux, gestion foncière.

Missions du service :
Coordonner l’achat public au sein de l’établissement,
Veiller au respect de la réglementation de la commande publique,
Assister et conseille les services dans l’exécution des marchés
Gérer des contrats d’assurances et appui juridique en la matière

Relations internes au service :
-avec le chef de service auquel il (elle) rend des comptes
-avec les agents du service qui lui délèguent des tâches
Relations internes au SDIS :
-avec les agents du service des finances avec lesquelles il (elle) travaille en collaboration
-avec le chef du GAF
-avec les services du SDIS
Relations externes
-avec les fournisseurs et entreprises soumissionnaires des marchés
-avec les assureurs
-avec les partenaires publics : service de l’Etat, la paierie départementale

Conditions de travail associées au poste :
-travail administratif
-travail en équipe du fait de la transversalité des tâches
-travail par pics d'activités
-poste polyvalent et multitâches Missions / conditions d'exercice Activités principales :
Instruction administrative et technique des dossiers de marchés publics
-Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
-Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
-Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
-Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
-Formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant les commissions
-Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
-Préparer les actes juridiques de la notification
-Mettre à jour les fichiers
-Effectuer un pré contrôle de légalité
-Gestion de procédure à faible montant
Suivi et gestion des dossiers
-Assistance administrative à l’exécution des marchés publics (avenants, sous-traitance, garanties financières, reconduction…)
-Aide en ligne aux fournisseurs pour l’utilisation du portail acheteur

Suivi et gestion des dossiers d’assurance
-Assistance à la gestion des contrats de dommages ouvrages
-Gestion des sinistres assurances (automobile, dommages aux biens, responsabilité civile)
-Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
-Évaluer les responsabilités
-Solliciter des expertises juridiques et techniques
-Gérer les relations avec le courtier et les assureurs
-Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations STATUTAIRES Profils recherchés Compétences nécessaires pour occuper le poste :
Culture administrative et maitrise des procédures
Notions de marchés publics
Maîtrise de l'outil informatique et utilisation des logiciels de gestion métiers
Notions de gestion des assurances
Sens de l’organisation et de la communication
Techniques de classement et d’archivage

Qualités requises :
Sens du contact humain
Réactivité
Discrétion
Autonomie
Réactivité et adaptabilité

Savoirs :
-Communication orale et écrite
-Actes et écrits administratifs
-Règles de classement et d'archivage
-Techniques et outils de planification
-Logiciels métiers (logiciel Agysoft gestion marchés MARCOWEB et profil acheteur AWS)

Diplôme requis : Baccalauréat

Parcours professionnel et expérience souhaitables dans le domaine de la commande publique et des assurances