Senior office manager f/h

A PROPOS DE NOUS
Nous sommes des experts de l’industrie automobile et de l’Intelligence Artificielle !

ProovStation a l’ambition d’automatiser, de standardiser et de sécuriser le processus d’inspection automobile mondial. Notre équipe hautement spécialisée est là pour apporter des solutions technologique, innovantes et intelligentes adaptées à un marché en constante évolution. Nous avons réussi à adapter nos solutions pour répondre aux besoins de nos clients.

Prendre part à l’aventure ProovStation, c’est rejoindre une équipe motivée, multidisciplinaire et interculturelle !

Vous serez intégré.e au pôle Corporate Functions et bénéficierez de notre politique de gestion de carrières … une belle opportunité de développer vos compétences pour gagner en autonomie, exprimer vos talents et vous engager avec motivation et confiance !

Vous travaillerez dans une scale-up dont le cœur de métier est l’intelligence artificielle et pourrez ainsi en découvrir les dessous … vous aurez l’occasion d’évoluer au sein d’une équipe avec des pointures dans leur domaine … et bénéficierez d’un environnement collaboratif où toutes les idées sont les bienvenues !

Profitez de notre Morning Live hebdomadaire pour en savoir plus sur les projets en cours et à venir tout en passant un bon moment et en créant du lien avec toute l’équipe !

Venez découvrir nos confortables et conviviaux bureaux à Lyon, Station F où sont localisés nos bureaux parisiens et rendez-vous sur des sites industriels où nous produisons et/ou installons nos Stations !

Nos collaborateurs pratiquent régulièrement le télétravail et cela pourra être envisagé dans le cadre de ce poste !


Descriptif du poste

Rattaché.e au Chief Corporate Officer, vous :

Garantissez le bon fonctionnement des espaces et du matériel de travail (environ 25% du temps)

* Accueillez physiquement les rendez-vous (clients, prestataires, livreurs, etc.) des bureaux de Lyon et gérez les invitations pour les visiteurs à Station F
* Garantissez la bonne gestion administrative du courrier (levée, dispatch auprès des personnes concernées et classement)
* Veillez à la mise à disposition du matériel de travail (hors IT) et de vie (café, thé, pastilles pour le lave-vaisselle, etc.) au sein des bureaux
* Gérez les prestataires externes (agence de ménage, EDF, entretien des climatisations, des extincteurs, des installations électriques, etc.)

Assurez le bon fonctionnement de la vie des équipes (environ 15% du temps)

* Organisez les Team Building et les petits évènements de vie d’équipe (repas d’équipe, fêtes de fin d’année, after-work, etc.)
* Faites de petites attentions pour les collaborateurs (carte d’anniversaire, cadeaux de naissance, etc.)
* Organisez les Morning Live
* Rédigez des supports de communication interne

Gérez les déplacements (environ 15% du temps)

* Suivez la bonne gestion des déplacements en France et à l’étranger par les collaborateurs dans l’outil Swile Voyages et leur apportez un support si besoin est
* Gérez les voitures de société (mise à disposition, entretien, cartes d’assurance, contraventions, etc.)
* Rédigez les ordres de mission et les déclarations de sécurité sociale pour les déplacements à l’international et superviser les démarches d’immigration et de santé (type vaccins) si besoin est et en lien avec le HR Manager

Apportez un support rapproché au CEO (environ 15% du temps)

* Gérez son agenda
* Préparez et organisez la logistique de ses différents événements professionnels (réunions, restaurants, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.)
* Organisez et réservez ses déplacements professionnels

Assurez des fonctions de HR Assistant en lien avec le HR Manager (environ 25% du temps)

Garantissez la bonne gestion administrative RH

* Veillez à l’exhaustivité des dossiers du personnel
* Suivez les éléments variables de paie non confidentiels (feuilles de temps, congés, abonnements aux transports en commun, etc.)
* Suivez les visites médicales et les dossiers mutuelle santé et prévoyance

Facilitez l’intégration et la qualité de vie au travail des collaborateurs

* Cogérez les onboardings et les offboardings
* Réalisez le questionnaire sur la qualité de vie au travail

Participez à l’organisation et au suivi des process de recrutement (réponses aux candidats, organisation des entretiens, etc.)

Participez à l’organisation et au suivi des sessions de formation (salle de réunion et matériel, suivi des inscriptions, dossiers OPCO, etc.)

Assurez des fonctions de Legal Assistant en lien avec le Legal Manager (environ 5% du temps)

* Réalisez la mise en signature des documents juridiques
* Assurez le suivi du process de signature, le partage et le classement adéquats des documents juridiques
* Rédigez les courriers « simples » de résiliation
* Assurez le suivi des assurances : répartitions des cartes vertes, sinistres non confidentiels, demandes d’assurances, etc.


Profil recherché

Vous avez une formation initiale de type BTS Assistant.e de Direction.

Vous avez au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez le Pack Office et les outils collaboratifs et de communication.

Vous savez organiser des évènements d'entreprise.

Vous parlez et écrivez le français et l’anglais. La maîtrise d’une autre langue étrangère est un plus.

Avez des capacités relationnelles fortes : écoute et esprit d’équipe.

Avez des capacités de communication à l'oral comme à l'écrit.

Avez un fort sens de la confidentialité.

Etes dynamique et réactif.ve.

Savez traiter en parallèle des sujets variés.

Mais surtout, vous êtes souriant.e et motivé.e !

Chez ProovStation, tous les talents comptent. Chaque candidature est donc attentivement lue. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous poser vos questions et à postuler !

Si votre candidature est retenue, vous échangerez avec notre équipe RH puis vous rencontrerez notre Chief Corporate Officer au cours d'un entretien Métier.

Et promis nous répondons à tous nos candidat.e.s !

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