Office manager (h/f)

Présentation de l'entreprise
Metavonics est spécialisée dans les plateformes avioniques modulaires. Fondée par des experts en Avionique Modulaire Intégrée, notre mission est de fournir des solutions certifiées, compactes et légères pour une large gamme d'aéronefs (drones, eVTOL, aviation civile). Nous sommes à la pointe de la technologie, engagés à transformer l'avenir du vol avec des solutions répondant aux normes les plus élevées.

Présentation du poste
En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et l'optimisation de notre environnement de travail. Vous assurerez le bon fonctionnement des opérations de bureau tout en soutenant la direction et en renforçant la dynamique d'équipe. Ce poste allie responsabilités opérationnelles et initiatives stratégiques, offrant une opportunité unique de contribuer au succès d'une start-up en pleine croissance.

Responsabilités principales
1. Office Management
* Gestion des prestataires et infrastructures : Identifier et coordonner les prestataires (femme de ménage, techniciens, maintenance) pour garantir un espace de travail propre, sûr et fonctionnel. Gérer les travaux et réparations nécessaires en lien avec la copropriété et s'assurer du bon état des équipements (chauffage, climatisation, éclairage).
* Approvisionnement et organisation : Garantir que le bureau est approvisionné (fournitures, consommables de cuisine, produits d'entretien) et que les espaces communs sont organisés et prêts à l'utilisation (salles de réunion, machines à café, etc.).
* Vérification et suivi administratif des commandes liées à l'activité R&D (Triple Checking) : Assumer un rôle clé dans la validation des commandes, des réceptions et des paiements, en étroite collaboration avec la comptabilité et le Supply Chain Manager. Vous serez garant(e) de l'exactitude des enregistrements et de la résolution des incohérences éventuelles.

2. Assistant de Direction
* Soutien Organisationnel : Gérer l'agenda de la direction, organiser les réunions et préparer les documents nécessaires. Coordonner les événements internes (séminaires, team building).
* Accueil et communication : Accueillir les visiteurs (clients, partenaires, fournisseurs) avec professionnalisme. Gérer le courrier, les appels et les livraisons avec rigueur.

3. Cohésion et Dynamique de Travail
* Identifier des opportunités pour améliorer l'environnement de travail et optimiser les processus internes. Proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant la cohésion d'équipe et la qualité de vie au bureau, notamment via l'organisation d'événements ou l'amélioration des espaces communs.*

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Animer, coordonner une équipe,Organiser et contrôler un approvisionnement

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Fabrication de produits électroniques grand public

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.