Secrétaire assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Selon la grille statutaire de la FPT Descriptif de l'emploi Secrétaire assistant(e) administratif(ve) à temps complet (39h). Missions / conditions d'exercice Placée sous l'autorité du Directeur Général Adjoint des Services Techniques, vous assurerez les missions suivantes :
•Accueil physique et téléphonique de l’ensemble du site et des 4 directions et gestion des renvois d’appels vers le secrétariat
•Réception traitement et suivi des requêtes
•Réception traitement et diffusion d’informations
•Réalisation de travaux bureautiques pour les services
•Tri / classement archivage de documents
•Gestion du courrier départ/ arrivée de l’ensemble du site et des 4 directions
•Gestion salles de réunion du site
•Traitement administratif des dossiers sécurité / manifestations
•Comptes rendus des réunions de service - Rédaction
•Ordres de missions
•Dossiers certificats d’urbanisme : accuser réception
•Gestion des fournitures
•Annuaire téléphonique mise à jour
•Fiches procédures : création et mise à jour
•Suppléance comptes rendus des réunions des directions
•Suppléance organisation astreintes
•Documentation et recherches
•Classement
•Archivage – gestion des archives du site Profils recherchés Formations et expériences requises :
•Formation secrétariat,
•Maîtrise des outils et des logiciels bureautiques,
•Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe, grammaire, expression orale et écrite de qualité,
•Avoir le sens de l’organisation et de la communication.

Compétences et qualités requises :
•Connaissance des techniques liées à la fonction
•Organisation
•Communication
•Procédures / Réglementation
•Engagement
•Réactivité
•Initiative
•Esprit d’équipe / Coopération
•Savoir être

Conditions d’exercice du poste :
•Temps complet
•Déplacements
•Position de travail (répartition assis/debout) : 90 %assis – 10% debout
•Horaires quotidiens du poste 8h00 – 12h00 / 13h30-17h30 (17h00 le vendredi)

Conditions de travail :
Recrutement par voie statutaire, ou à défaut par voie contractuelle
Rémunération statutaire selon grille indiciaire de la FPT, 13ème mois
Régime indemnitaire - Adhésion au CNAS - Accès au restaurant administratif l’Agora – Compte épargne temps
Participation aux frais de transport sur abonnement, domicile/travail