Assistant administratif

Missions : L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service. Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles. Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service. Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques. Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien. Activités Principales : Administratif Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…) Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents Faire signer et mettre sous pli les courriers Enregistrer et distribuer les courriers Classer l’ensemble des documents du service Effectuer les impressions pour le compte du service Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reporting Assister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommables Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne) Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestataires Accueil Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande Gestion financière Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget Gestion des interventions techniques Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimale Gestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôle Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi Assurer une réactivité pour répondre aux demandes d’intervention Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués Contribuer au déploiement des plans d’action en maintenance Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur Orienter les fournisseurs et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats Gestion des prestations /achats Etablir les bons de commande suivant les contrats et les marchés Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaire Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics Suivre et préparer le budget des opérations Assister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures Effectuer les commandes auprès des services internes Commander les prestations externes Effectuer les commandes des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres Administration du personnel Renseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH Transmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et/ou l’afficher Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle Renseigne le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation S’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes) Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier Gestion des réunions Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participants Organiser les opérations logistiques des réunions : salles, équipements, documents matériel, budget, lieu, restauration…. Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation et saisir les comptes rendus Gestion de l’agenda Profil recherché: De formation Bac2 de type BTS/DUT vous disposez d'une expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire. Parfaitement autonome, votre rigueur et votre esprit d'équipe vous permettront de réussir dans vos missions. Rémunération et avantages : 28k à 32k brut sur un an 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté Plusieurs points de restaurations Une mutuelle d’entreprise Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et RTT Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté Un CSE dynamique Type d'emploi : Temps plein, CDI N’hésitez plus, rejoignez-nous