L'assistante de direction administrative et financière sera responsable de la coordination administrative et financière au sein de l'agence, incluant la gestion des tâches administratives, financières, et le soutien aux projets événementiels et tourisme.
Tasks
Gestion administrative :
* Accueille des visiteurs, répondre aux appels téléphoniques
* Traite la correspondance, les e-mails et les documents confidentiels, envoi des documents par la poste
* Gère les fournitures de bureau et passe des commandes en fonction des besoins
* Gestion des prestataires pour le siège, suivi de la qualité, du planning, de la facturation
* Assiste la direction dans l’organisation de ses déplacements. Réservation Billets, hôtels, visas, collecte des notes de frais
Service Administratif : L’assistante de direction
Gestion financière :
* Assure le suivi des dépenses et des budgets de l'agence. Garant, de la bonne tenue du tableau de trésorerie, reporting mensuel.
* Gestion de la facturation fournisseurs et clients : Suivi, relances, paiements
* Gestion des fluxs bancaires et relation avec la banque
* Collabore avec le service comptable pour le suivi des opérations financières, la préparation des rapports financiers et le respect des délais
* Réceptionne Tips, responsable de la caisse et de la tenue des tableaux de bord
Communication et coordination :
* Facilite la communication entre les différents départements de l'agence et assurer un flux d'information efficace.
* Collabore avec le personnel interne pour mettre à jour les procédures administratives et proposer des améliorations.
* Gère l’achat d’objet promotionnel
Gestion du personnel :
* Recrutement : diffusion des annonces et Entretiens
* Élabore les contrats
* Préparation des éléments constitutifs des fiches de paye
* Commande et distribue les tickets restaurants, gère les relations avec la mutuelle
* Suivi des dossiers des salariés
* Suivi du planning des congés, des absences
* Référent pour toutes les questions des salariés
* Met à jour les tableaux de bords sociaux
Soutien aux opérations tours et événementielles :
* Assiste les chefs de projet dans la coordination et la logistique des événements et tours
* Participe à l'organisation d'événements spéciaux en interne, tels que des réunions d'équipe et des célébrations
* Gère le stock matériel de la partie événementielle
Requirements
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Suivi budgétaire, gestion de la trésorerie, facturation fournisseurs/clients, relation bancaire
* Planification et coordination des événements et des activités touristiques
* Gestion logistique et suivi des prestataires
* Recrutement, élaboration de contrats, gestion des paies et des avantages sociaux
Compétences organisationnelles :
* Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
* Rigueur et sens de l'anticipation pour assurer le bon déroulement des opérations
* Aptitude à travailler en mode projet avec différents interlocuteurs
Compétences relationnelles :
* Très bonnes qualités de communication écrite et orale
* Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensibles
* Esprit d'équipe et capacité à faciliter les échanges interdépartementaux
Compétences linguistiques :
* Maîtrise avancée de l'anglais parlé et écrit (niveau C1)
* Capacité à traduire et adapter les communications en anglais
* Aptitude à suivre et participer à des réunions et négociations en anglais
Compétences interculturelles :
* Sensibilité aux différences culturelles et capacité d'adaptation
* Connaissance des pratiques et des attentes des clients/partenaires internationaux
* Savoir-faire dans la gestion des situations interculturelles complexes
Qualités personnelles :
* Adaptabilité et réactivité face aux imprévus
* Autonomie et prise d'initiatives dans ses domaines de responsabilité
* Orientation client et sens du service pour assurer la satisfaction des clients
Benefits
Tickets restaurant
Mutuel
50% transport
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