Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666, lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris.
L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris 14ème avec quelques déplacements à Meudon.
Le Cabinet de la Présidence est une petite équipe dynamique composée d’une Cheffe de Cabinet, d’une personne responsable de la gestion des instances et de l’assistant-e de direction, qui assiste la Présidente de l’Observatoire de Paris et les Vice-Présidents du Conseil d’Administration et du Conseil Scientifique.
Missions principales :
Descriptif de la mission (en quelques lignes) :
Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet de la Présidence, l’Assistant-e de direction au secrétariat de la Présidence assure les missions liées à la gestion des affaires courantes du secrétariat de la Présidence et travaille au contact des laboratoires et des services communs de l’Observatoire de Paris. Il/Elle collabore également avec d’autres structures de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.
Activités principales :
* Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs
* Tenir l’agenda de la Présidente dans le respect des contraintes liées à la fonction
* Organiser les réunions et les évènements concernant les activités de la Présidence : disponibilité, réservation des salles, organisation des pauses, gestion des accès, etc.
* Gérer et traiter les informations entrantes et sortantes : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique
* Rédiger, mettre en forme divers documents (courriers, compte rendus, convocations, etc.) et les diffuser
* Préparer les déplacements et les missions
* Assurer la gestion des demandes de travaux, des commandes de fournitures et petits matériels du service
* Constituer et gérer un fond documentaire administratif
* Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles (formats papier et numérique)
* Assurer la saisie des contrats et des conventions du périmètre de la Présidence dans l’outil de gestion dédié
* Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes
Votre profil :
Vous connaissez l'organisation et le fonctionnement d’un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche, ainsi que la connaissance générale des techniques du secrétariat.
Vous maîtrisez le pack Office et les différents modes de communication et avez des notions d'anglais.
Vous disposez de qualités rédactionnelles indéniables, d'une grande aisance en communication orale et savez gérer les délais.
Type de contrat et Rémunération :
Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par détachement ou mutation ; grille indiciaire Technicien.
Poste ouvert aux contractuels : rémunération en fonction du profil, entre 20k€ et 34k€ selon le nombre d'années d'expérience professionnelle.
Ce poste n'est pas ouvert à la catégorie Stage et Alternance.
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