Assistant de direction habitat - affaires sociales

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Pôle d’affectation : Direction Générale Adjointe Développement et Aménagement du Territoire
Service d’affectation : Service Habitat
Lieu d’affectation : Siège CA2BM
Rattachement hiérarchique (N+1) : Responsable du service Habitat
Niveau minimal de diplôme requis : Bac – BTS Secrétariat de direction ou équivalent
Habilitation(s) requise(s) : Permis B Missions / conditions d'exercice Activités administratives :
-Accueil téléphonique et physique du secrétariat,
-Informer, orienter les administrés vers l’interlocuteur compétent,
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
-Enregistrement et recensement de l'ensemble des signalements périls, hygiène et salubrité, des demandes de certificat de salubrité, des autorisations dans le cadre du permis à louer, etc.
-Saisie de courriers, divers documents administratifs (délibérations, arrêtés etc.) et envoi de courriers,
-Mise en forme, relecture des documents,
-Classement, archivage,
-Tenir à jour les tableaux de bords de suivi d’activité de l’équipe (permis de louer, RDV de visites de logements etc.),
-Suivi des congés du personnel.

Activités de gestion :
-Instruction, réception et traitement des différentes demandes liées au service : demande de Relevé d’observation logement (, périls, CERFA permis de Louer,
-Envoi des courriers dans les délais impartis imposés par la loi,
-S'assurer du respect des procédures et des droits et obligations qui en découlent pour la collectivité ; créer des alertes sur les délais imposés dans les différentes missions du service,
-Suivi des notifications des actes liés aux procédures de lutte contre l'habitat indigne,
-Rédaction et vérification des arrêtés d’accords et de refus des permis de louer,
-Gestion des relances dans le cadre du permis de louer,
-Traitement des demandes de certificats d’hygiène,
-Gestion du planning de l’équipe,
-Organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.),
-Diffusion de l’information,
-Réalisation des comptes-rendus de réunions/commissions/cotech/copil/ groupes de travail,
-Réalisation des bons de commande liés à l’activité du service,
-Gestion des devis auprès des fournisseurs, entreprises lors de travaux d’office etc.,
-Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire,
-Suivi financier des différentes opérations,

Autres missions :
-Assistance dans les CALEOL (commission d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements),
-Participation à d’autres missions liées au service selon les besoins,
-Assurer le suivi, la veille et le travail en relation avec les différents partenaires qui participent à la lutte contre l'habitat indigne,
-Participation à la veille juridique sur le domaine de référence, rechercher des informations, notamment réglementaires.
Cycle de travail : 1 607 heures annualisées
Astreintes : néant
Relations :
-Avec des partenaires internes,
-Avec des partenaires extérieurs (bailleurs privés ou publics, services de l’Etat – DDTM, ARS,
Bureau d’étude, entreprises)
Avec le public : accueil du public – relations avec les usagers Profils recherchés Savoir :
-Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
-Maîtrise des techniques de secrétariat
-Fonctionnement de l’internet
-Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
-Notion de comptabilité analytique
-Connaitre les notions fondamentales des collectivités territoriales
-Notions dans le domaine de l’habitat
-Connaitre le fonctionnement du logiciel Ciril

Savoir-faire :
-Maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte Word, tableur Excel, base de données ainsi que le logiciel comptabilité Ciril,
-Accueil physique et téléphonique du public,
-Traitement et saisie de documents,
-Gestion de l’information, classement et archivage de dossiers,
-Planification et suivi,
-Qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

Savoir-être :
-Organisation, méthode, rigueur,
-Courtoisie,
-Discrétion, confidentialité,
-Esprit d’équipe,
-Dynamisme,
-Initiative, autonomie, pédagogie, écoute,
-Sens du service public, Nécessité de représenter l’image de la collectivité,
-Sens des priorités,
-Capacité à s’adapter à tout public.