Assistant de direction (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi En appui de l'assistante de direction – responsable du secrétariat général du, apporte une aide permanente à la directrice générale du CCAS en termes de gestion, de communication, de classement et suivi de dossiers.
Appui au chef de projet de la Mission Bien Vieillir à hauteur de 20 % du temps de travail. Missions / conditions d'exercice Gestion administrative
- Vous rédigez, mettez en forme et vous relisez tout type de document pour la directrice générale : courriers, note, compte-rendu, relevé de décisions, tableau, schéma, présentation, planning.
- Vous réalisez des tableaux divers (statistiques…).
- Vous prenez des notes et vous rédigez le compte-rendu des réunions de Direction Générale.
- Vous assurez le suivi du logiciel personnalités, en lien avec l'agent en charge du standard (mise à jour régulière).
- Vous réalisez, à partir des données des directions et services, le rapport annuel d’activités du CCAS.
- Vous saisissez et suivez le circuit des rapports pour présentation à la municipalité des dossiers gérés en direct par la directrice générale.
- Vous réalisez le suivi des abonnements de l'administration générale.
- Vous participez aux groupes de travail constitués avec l’ensemble des directions concernées par le déménagement du sur l’ancienne bibliothèque Guillouard.

Référent finances pour l'administration générale
- Vous préparez les engagements et les liquidations des factures.
- Vous vérifiez et transmettez les bons de commandes aux prestataires et fournisseurs et en assurer le suivi.
- Vous certifiez et vous liquidez les factures dans Astre Gestion Financière, les titres de recettes et leur liquidation (respecter les délais de paiement).
- Vous triez, vous classez et archivez les justificatifs et documents comptables.
- Vous transmettez au service budget-comptabilité les différentes pièces et documents comptables.
- Vous contrôlez les liquidations et les engagements.
- Vous recueilliez les éléments nécessaires à l’élaboration de tableaux de bord.
- Vous assurez le suivi des crédits en lien avec la direction des finances.
- Vous rédigez et vous dactylographiez les documents (notes, courriers…) liés à la comptabilité.

Référent logiciel courrier (6TZen) pour le
- Vous assurez la fonction de super utilisateur.
- Vous apportez votre expertise auprès des assistantes des directions et des agents en charge du courrier.

Référent archivage pour le
- Dans le cadre d'une démarche, engagée par la Communauté Urbaine, la Ville de Caen et le, de mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique, vous êtes l'interlocuteur privilégié du service mutualisé des archives pour toute question en lien avec ce projet.
- Vous apportez votre expertise auprès des directions.
- En parallèle de la participation à cette démarche, vous êtes en charge du suivi de l'archivage "traditionnel" en lien avec les directions métiers du CCAS

Référent comptable pour le
- Vous assurez une fonction support : appui méthodologique et technique des directions et service du si besoin, dans le cadre de la mise en oeuvre des process et organisations d'exécution comptable.
De manière générale référent-CCAS pour toutes les applications métiers mises en oeuvre par les directions supports mutualisées (ressources humaines, direction des finances …) existantes ou à venir dès lors qu’elles ont vocation à être utilisées par les directions du CCAS.

Gestion économat / logistique
- Vous gérez les stocks et vous suivez les commandes de fournitures administratives et de consommables de la Direction.

Activités spécifiques
- Vous assurez le remplacement de l'assistante de direction de la directrice générale pendant ses absences (Organisation de la vie professionnelle de la directrice et de l'élu le cas échéant : gestion des agendas et des messages, accueil physique et téléphonique des interlocuteurs …), suivi du conseil d'administration (secrétariat du Conseil d’Administration le cas échéant), gestion des absences du secrétariat général sur le logiciel Incovar,
- Vous tenez le standard en l'absence de la standardiste et des vaguemestres (réception des appels
téléphoniques et en fonction du besoin, dépouillement du courrier, enregistrement, affranchissement du courrier, réservation des véhicules. Profils recherchés Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou inscrit sur liste d'aptitude.
Vous avez une expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction, expérience sur un poste similaire appréciée.
Vous connaissez la collectivité du CCAS de Caen ainsi que son mode de fonctionnement.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
Vous avez une aisance rédactionnelle et vous maîtrisez les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Vous avez une bonne aisance relationnelle, un sens de l'écoute et du contact ainsi que des
capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
Vous êtes organisé et vous avez un esprit de synthèse.
Vous êtes autonome et vous savez prendre des initiatives.
Vous êtes fiable et faites preuve de discrétion et de réserve professionnelles.
Vous maitrisez les outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
Vous avez une aisance avec les logiciels métiers, Astre GF, Air délib, Incovar, 6TZen, courrier, etc.