Assistante de direction

Vos missions

Vos missions :

1. Support Opérationnel à la Direction
* Rédaction et mise en forme de documents, présentations et comptes-rendus.
* Assistance dans la mise en œuvre des projets stratégiques.
* Collecte et synthèse des informations nécessaires pour les prises de décision.
1. Gestion Administrative
* Préparation des dossiers administratifs et gestion des correspondances.
* Gestion des factures et des bons de commande.
1. Suivi des BSD (Bons de Suivi de Déchets) et des documents relatifs aux déchets
* Suivi des BSD, en vérifiant leur conformité.
* Gestion des RNDTS (Registre National des Déchets Transportés et Stockés), notamment le suivi des déclarations et leur archivage.
* Mise à jour des informations dans le système de gestion des déchets et transmission des documents aux autorités compétentes.
1. Gestion des documents au moment de la facturation ou de la vérification des tournées
* Vérification des lettres de voiture pour s'assurer de leur conformité.
* Suivi des bons de pesée des matériaux entrants et sortants, en assurant une bonne traçabilité.
1. Vérification des tournées des chauffeurs/Gestion des documents de transport
* Vérification des plannings des tournées de camions, en lien avec les équipes opérationnelles.
* Utilisation d'outils de géolocalisation pour suivre les tournées des chauffeurs à J+1.
* Vérification des itinéraires de livraison à J+1.
1. Gestion des devis et de la facturation
* Rédaction et suivi des devis clients en fonction des demandes et des projets.
* Suivi des bons de commande et des prestations réalisées pour garantir une facturation précise.
* Préparation et émission des factures dans les délais impartis, en s'assurant de leur conformité avec les devis et les prestations effectuées.
1. Tâches administratives générales
* Gestion des dossiers administratifs des projets en cours.
* Aide à la rédaction de documents, rapports, et comptes rendus.
1. Gestion Documentaire et Reporting
* Gestion des archives physiques et numériques.
* Mise en place et suivi des tableaux de bord pour les activités administratives et environnementales.
1. Veille réglementaire et suivi des contrôles internes liés à l'environnement
* Suivi de la réglementation environnementale en matière de gestion des déchets et des documents associés.
* Mise en place et suivi des contrôles internes pour garantir la conformité aux exigences légales et environnementales.
* Rédaction de rapports de suivi des audits internes et externes liés à la gestion des déchets.
1. Suivi des dossiers FID / DAP des clients et chantiers
* Suivi et mise à jour des dossiers FID et DAP pour chaque chantier (si nécessaire).
* Vérification de la conformité des documents et de leur transmission dans les délais impartis.
* Gestion de la collecte des données nécessaires à l'élaboration de ces dossiers, en coordination avec les équipes opérationnelles et les clients.
* Mise en place des actions de suivi et de contrôle pour garantir le respect des procédures FID/DAP sur chaque site.


Vos compétences

* Expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la gestion des déchets.
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.) et de logiciels de gestion des déchets.
* Connaissance des procédures administratives liées aux déchets et à leur traçabilité (BSD, RNDTS, etc.).
* Expérience en gestion de devis et de facturation.
* Rigueur, organisation et autonomie.
* Bonne capacité d’adaptation et de gestion des priorités.
* Sens du travail en équipe et bonne communication.

Le poste est évolutif et les missions peuvent s'adapter en fonction des projets et des besoins de l'entreprise. L’assistante pourra être amenée à prendre en charge d’autres responsabilités administratives liées à l’activité de l’entreprise.

Si vous êtes une personne rigoureuse, organisée, et proactive, et que vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique, n’hésitez pas à nous rejoindre !