Agent d'accueil et assistant administratif

- Gérer les dossiers d’État civil et assurer les formalités administratives diverses ;
- Assurer la gestion du cimetière et le suivi du dossier de reprises des concessions ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics, renseigner et orienter les usagers ;
- Gérer les archives municipales.

- Assistance à l’autorité territoriale et conseil aux élus
- Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
- Rédaction et enregistrement des actes de l’État Civil, délivrance des extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité
- Organisation des mariages, contrats PACS et baptêmes civils
- Accueil et renseignement de la population
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
- Enregistrement et distribution du courrier et des courriels, ainsi que gestion de la correspondance du Maire;
- Affranchissement du courrier départ
- Liaison avec les acteurs associatifs et les élus
- Déclaration des dysfonctionnements sur le domaine public (fuite d’eau, panne d’éclairage public…)
- Gestion du planning de réservation des salles communales et des demandes de clés / badges
- Gestion des demandes associatives et mise à jour des divers fichiers associatifs (fiches de liaison avec les associations, chèques de caution etc.)
- Liaison avec le SEMOCTOM et la CDC Les Coteaux Bordelais
- Établissement de la légalisation de signature
- Établissement des bons de commandes pour les élus et autres services
- Gestion des photocopies (demandes des élus, dossiers mairie, associations)
- Gestion du cimetière et de la procédure de reprise de concessions funéraires
- Délivrance des autorisations administratives en matière funéraire
- Actualisation du règlement du cimetière et veille quant à son respect ; veille à la propreté du site
- Gestion des archives municipales

- Connaissance de l’environnement territorial et du Code général des collectivités territoriales
- Connaissance du Code civil, de l’historique du cimetière et de la législation funéraire de la commune
- Maîtrise indispensable des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, mails…), des règles typographiques et de mise en page
- Bonne présentation générale et langage adapté selon les interlocuteurs
- Technique d’accueil et de traitement des demandes
- Méthodologie d’organisation et de hiérarchisation de l’information ; rigueur
- Qualités relationnelles et d’écoute
- Goût du travail en équipe ; sens de la communication et de la politesse
- Respect du devoir de neutralité et de discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Implication, autonomie et polyvalence
- Respect impératif des échéances
- Curiosité pour l’amélioration des dispositifs
- Assurer les missions des autres agents administratifs en leur absence sur certains domaines
- Faire montre de polyvalence et de solidarité (participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public)