Assistant administratif du service technique et logistique (h/f)

Au sein de l'université Paris Saclay, l'IUT d'Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l'informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l'IUT d'Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service technique et logistique a pour mission d'entretenir 19685M² de bâtiment et 1,5Ha d'espaces verts. L'IUT est concerné par un projet de rénovation élaboré en lien avec la Direction du patrimoine de l'université. Le service est également sollicité pour des missions de logistique (préparation d'évènements.).

Sous l'autorité du/de la responsable du service, l'assistant-e administratif-ve intervient sur le domaine du service pour la consultation des entreprises selon les besoins de l'IUT pour l'établissement des devis, des propositions de commande, le suivi des commandes, des interventions et livraisons, des factures, selon le planning du service et les indications du responsable.

Missions principales de l'agent-e :

Assurer la consultation des entreprises selon les besoins de l'IUT et les procédures d'achats Dans ce cadre, l'assistant-e intervient également en support pour la chargée Hygiène et Sécurité et le technicien Audiovisuel sur la base des devis préparés par eux
Établir les propositions de commande
Réaliser le suivi des commandes, des livraisons, des services faits et des factures
Assurer le suivi budgétaire du service, en lien avec le service financier de l'IUT (enveloppe d'environ 600 000 €)
Assurer le suivi du prestataire de ménage (prestations de base / demandes spécifiques / réalisation / rdv périodiques)
Centraliser les informations pour la planification des interventions en lien avec le responsable, et le cas échéant la chargée Hygiène et Sécurité et le technicien Audiovisuel
Veiller à la préparation du RTESR (remontées de données patrimoniales et financières au ministère), en lien avec le/la responsable de service, la Direction du patrimoine de l'université et les services de l'IUT concernés
Actualiser dans le logiciel dédié (Abyla) la répartition des demandes d'intervention selon l'organisation convenue avec le/la responsable de service
Représenter le service dans certaines réunions avec rédaction des comptes rendus le cas échéant

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance générale de l'environnement enseignement supérieur et recherche et de l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissance générale des différents corps de métiers du bâtiment.
Connaissance des règles de l'achat public
Utilisation des logiciels de la composante : ABYLA, emplois du temps sur VT.- formations possibles

Savoir-faire :

Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
Savoir s'exprimer correctement oralement ou par écrit
Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais
Savoir rendre compte
Gérer les situations d'urgence
Gérer les relations avec les interlocuteurs
Participer à la sécurité des personnes et des locaux
Maîtriser les techniques de négociation
Gérer un budget

Savoir-être :

Sens de l'organisation
Esprit d'équipe
Diplomatie
Patience
Discrétion
Sens de l'accueil

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.