Direction : DGA Aménagement Infrastructure Environnement et Logistique
Rattachement hiérarchique : Directrice de l’aménagement de l’habitat et des infrastructures
Activités du poste :
- Organise la vie professionnelle de la Directrice de l'aménagement de l'habitat et de l'infrastructure
- Organise et planifie des réunions
- Suit les projets et activités de la direction
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique
- Participe activement à la gestion opérationnelle et financière des opérations
- Assurer les tâches quotidiennes de secrétariat
Activités spécifiques :
Participe à la tenue et à l’organisation des évènements liés à l’activité de la Direction, des chargés de mission, des chargés d’opérations ou de la cellule instruction des ADS ou suivant le besoin et la disponibilité d’autres services
Qualifications requises :
- BTS assistante de direction ou comptabilité gestion avec une expérience avérée sur ce type de poste
Connaissances requises :
- Les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
- Le secteur du BTP et son fonctionnement
- Les notions d'organisation et de gestion du temps
- Les règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service
- Les techniques et outils de communication
- Les logiciels de bureautique
- Le fonctionnement de l'Internet
- Les tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Les principes rédactionnels des documents administratifs
- L’organisation, le fonctionnement des services de la collectivité
- Le contexte et les enjeux de la collectivité
Compétences requises :
- Analyser une demande
- Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des informations
- Trier, Classer et archiver les dossiers
- Rédiger des courriers et les mettre en forme ou tout autre documents administratifs,
- Rédiger des relevés de décisions et des comptes-rendus,
- Rechercher de l’information
- Organiser son travail en fonction des délais, des contraintes, des objectifs et des flux
- Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques
- S’adapter à différents types d’interlocuteurs internes et externes
- Rendre compte de son activité
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