Assistant(e) administratif "moyens généraux" - le 14 - calvados prévention jeunesse h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Département du Calvados Missions / conditions d'exercice
Au sein d'une équipe administrative de trois personnes dédiées aux " fonctions supports " de l'établissement et sous la responsabilité de la directrice déléguée du 14, vous avez pour mission principale la mise en oeuvre et le suivi administratif, financier et technique des moyens généraux de l'établissement : locaux, véhicules, outils bureautiques et informatiques, fournitures, accès, archivage, entretien, gestion des déchets, sécurité...
De façon transversale avec les deux autres assistantes administratives, vous assurez le secrétariat de l'agenda de direction, des réunions de service, la gestion du courrier et diverses activités d'assistance générale de direction.

Activités principales
En matière de mise en oeuvre et suivi des moyens généraux :
- Locaux : recherche de locaux, préparation et suivi des contrats de bail, des états des lieux ; gestion des fluides ; suivi de la sécurité incendie et électrique ; gestion matérielle (mobilier notamment) et logistique du siège ;
- Véhicules : achat de véhicules et/ou suivi des contrats de location ; gestion matérielle et technique de la flotte (suivi des révisions, contrôle technique, entretien courant...) ; gestion du stationnement, du carburant, du péage... ;
- Assurance : gestion des assurances responsabilité civile, locaux, véhicules..., des cotisations, de la déclaration et du suivi des sinistres ;
- Equipements bureautiques et informatiques : suivi de la convention de prestation de services avec le Département, du matériel mis à disposition ; suivi des matériels et contrats de maintenance propres éventuels ;
- Fournitures administratives, techniques et éducatives : recensement des besoins, commande, suivi du matériel et du patrimoine, des réparations éventuelles, du stockage ;
- Gestion des accès et clés : gestion des clés des différents locaux, des accès, de la sécurité des bâtiments ;
- Entretien des locaux et gestion des déchets : organisation et suivi de l'entretien du siège, de la gestion des déchets et du recyclage ;
- Sécurité et prévention : accompagnement des thématiques transversales de l'établissement en matière de sécurité et prévention ;
- Archivage : organisation et suivi des méthodes d'archivage de l'établissement ;
En matière budgétaire et comptable :
- Contribuer à l'élaboration du budget annuel, du PPI en matière d'investissement ;
- Engager, liquider, suivre les dépenses dans le champ des moyens généraux, via le logiciel métier Grand Angle ;
- Assurer la suppléance de la régie d'avance et de recettes en cas d'absence de la régisseuse principale et de la régisseuse suppléante ;
- Assurer la relation quotidienne avec les prestataires, fournisseurs, contrôler le service fait ;

En matière de commande publique :
- Mettre en concurrence, analyser et acheter selon les besoins de l'établissement en matière de moyens généraux ;
- Préparer les projets de marchés, gérer la publication et la procédure de passation adéquate ;
- Assurer le suivi des contrats, échéances et renouvellements ;

En matière de secrétariat :
- Organiser RDV et réunions, coordonner et assurer la transmission des informations ;
- Participer aux réunions d'équipe et en réaliser les compte-rendu ;
- Organiser l'accueil pratique des nouveaux agents en lien avec l'assistante administrative RH ;
- Rédiger divers courriers ;
- Effectuer le premier accueil du public et des partenaires au siège de l'établissement

- Poste permanent de catégorie B - recrutement en qualité de titulaire, à défaut contractuel, en FPH
- Télétravail occasionnel possible, avec adaptation aux nécessités du service
- Poste basé à Caen, avec déplacements possibles sur le territoire du Calvados


... réaliser plus qu'un métier !
Soyez fier(e) de servir l'intérêt général en améliorant la vie quotidienne des calvadosiens !

Proche de la mer et à 2h de Paris, le Département du Calvados s'adapte et propose de nouvelles méthodes de travail (télétravail...) tout en veillant à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

Vous pourrez bénéficier d'avantages sociaux tels que les titres restaurant, les RTT, le CNAS, la participation à hauteur de 75% des abonnements de transport.

Et si c'était vous notre futur ambassadeur portant nos 5 valeurs " Confiance, Responsabilités, Exemplarité, Ecoute, Respect " ?
N'hésitez plus et rejoignez-nous pour vivre une expérience enrichissante et humaine ! Profils recherchés
- Formation initiale de niveau bac +2/3 ou équivalent, dans le domaine des marchés publics, de la comptabilité, de la logistique des collectivités territoriales... appréciée
- Connaissance des règles de base de la commande et de la comptabilité publiques souhaitée
- Rigueur, méthode, sens de l'organisation, respect des échéances
- Capacités d'écoute et d'analyse, d'adaptation, de travail simultané sur plusieurs dossiers, de priorisation des urgences, réactivité
- Aptitudes relationnelles, dynamisme, esprit d'équipe
- Autonomie dans le travail, tout en sachant rendre compte
- Aisance administrative, informatique et aptitude à travailler dans un logiciel-métier
- Discrétion professionnelle, sens du service public
- Permis B obligatoire