Rattaché(e) à la Direction Générale, vous aurez pour responsabilités :
-Organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction
-Être garant de la circulation de l'information au sein de la direction.
-Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l'information et l'évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs.
-Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande.
-Accueil téléphonique : réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV.).
-Gestion des agendas : prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements.
-Gestion des courriers : réception du courrier entrant. Tri du courrier. Envoi aux Directions concernées.
-Archivage et classement des courriers.
-Rédaction : courriers et compte-rendu de réunion, d'entretien.
-Organisation de réunions : planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers
-Gestion d'outils de gestion et d'organisation : suivi des tours de garde, mise à jour des documents, gestion des listes de diffusion
-Gestion « logistique » de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction
-Référent(e) - Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution.
-Suivi des courriers transmis à la signature de la direction : réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage
Connaissances et qualifications requises :
- Connaissance du CHU (structure, fonctionnement...)
Savoir-faire requis :
- Gestion des dossiers
- Maîtrise des outils bureautiques
- Logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Chronos
Conditions d'exercice :
- Sens de l'écoute, patience
- Disponibilité,
- Capacités d'adaptation
- Esprit d'équipe,
- Sens du service,
- Capacité d'anticipation,
- Réactivité,
- Esprit d''initiative, sens de l'organisation, de la méthode, des responsabilités
- Capacité à gérer les priorités
- Solides qualités relationnelles
- Rigueur, constance dans la qualité du travail
- Sens de la discrétion, confidentialité
- Capacités d'observation
- Bonne présentation
- Bonne expression orale et écrite
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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