Assistant(e) administratif(ve) secrétariat des élus (h/f)

Relations internes : Relations avec le Maire, les élus, le Directeur Général des Services, les trois autres agents du service,
travail en collaboration avec l'ensemble des services de la collectivité.
Relations externes : Contacts quotidiens avec différents services externes et partenaires (institutionnels, associatifs.).

CONDITIONS D'EXERCICE:
-Travail de bureau sur poste informatique.
-Horaires réguliers.
-Rythme de travail nécessitant de la réactivité.
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS:
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services (DGS).
Autonomie dans l'organisation du travail.
Rend régulièrement compte à sa hiérarchie du déroulement de des activités.

LES ACTIVITÉS:
1. Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique:
-Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc.
-Participe au traitement du courrier (continuité de service pour l'ouverture, l'enregistrement, le suivi, les relances, etc.).
-Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes.
-Organise le classement et l'archivage des dossiers.

2. Suivi des projets et activités du service:
-Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
-Enregistre et diffuse le courrier « arrivée » (continuité de service).
-Renseigne les tableaux de suivi des activités du service.

3. Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
-Assure un accueil physique et téléphonique de qualité.
-Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
-Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

CHIFFRES CLÉS: Rédaction d'environ 400 réponses aux administrés (courriers, mails.) par an.

Compétences générales requises:
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
Fonctionnement des services de la collectivité.
Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
Techniques de secrétariat (dactylographie, ténotypie, prise de notes,.).
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet.

SAVOIRS COMPORTEMENTAUX:
Grande discrétion.
Solides qualités rédactionnelles.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Être force de propositions, savoir arbitrer et respecter les échéances.
Savoir anticiper les situations et les problématiques.
Être rigoureux(se) dans le suivi des dossiers et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (élus, responsables, agents, partenaires, usagers).

Niveau ou Diplômes requis : Permis : B.
Niveau et diplômes souhaité(s) : Bac +2 dans le domaine du secrétariat.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.