Assistant administratif f/h

Au sein du Cabinet de Mr le Maire, l'assistant administratif participe à l'organisation pratique du service en termes de gestion d'agenda, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

* Accueil physique et téléphonique

* Gestion de l'agenda et planification des réunions

* Suivi des demandes des administrés en lien avec les services

* Rédaction et mise en forme de courriers divers

* Organisation du classement et archivage des dossiers

* Gestion des moyens généraux à destination du Cabinet (fournitures, bons de commande, notes de frais...)

Conditions d'exercice :

* Travail en bureau

* Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude variable selon les obligations du service

* Disponibilité

* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoirs :

* Connaissance appréciée de l'environnement territorial, de l'organisation administrative d'une collectivité et de son mode de fonctionnement (circuits et procédures)

* Maîtrise de l'outil informatique (suite Office)

* Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite (saisie, orthographe et mise en forme de documents)

* Notions d'organisation et de gestion du temps

* Règles orthographiques et grammaire

* Techniques de classement et d'archivage

Savoirs faire :

* Renseigner les interlocuteurs avec amabilité

* S'exprimer clairement et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers

* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

* Savoir appliquer les règles d'orthographe et de grammaire

Savoirs être :

* Qualités relationnelles

* Capacité d'écoute et d'empathie

* Capacité à faire preuve d'initiatives, de réactivité, d'adaptation

* Sens de l'organisation, rigueur, méthode, aptitude au suivi des procédures

* Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu

* Sens de l'écoute, courtoisie, amabilité et diplomatie

* Esprit d'analyse et de synthèse