Assistant administratif service séniors (h/f)

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service Séniors, vous êtes en charge de l'administratif de l'ensemble du Service Séniors.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Assistanat du responsable de service :
- Organiser, gérer les réunions et l'agenda du responsable de service
- Préparer les ordres du jour et les comptes rendu de réunions
- Transmettre rapidement responsable du service les informations importantes
- Gérer les demandes d'absence via le logiciel Incovar pour les agents du service en accord avec le responsable du service
- Assurer le traitement du courrier et la gestion des parapheurs
- Saisir, concevoir et mettre en forme des documents divers
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer l'accueil du service si nécessaire
- Rédaction des courriers et des notes
- Établissement des bilans statistiques
- Participer à l'encadrement des fêtes et cérémonies à la demande du responsable de service

Gestion administrative :
- Gérer et suivre le budget (engagement des bons de commandes,...)
- Remplacement ponctuel des autres agents du service notamment pour l'accueil du public
- Participer à l'encadrement des fêtes et cérémonies à la demande du chef de service
- Mandataire suppléant de la régie de recettes pour l'encaissement des produits relatifs aux manifestations organisées par le service 3ème âge, par le CCAS

Conditions particulières d'exercice :
- Public fragile et vulnérable

Profil et compétences requises :
- Permis B souhaité

Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtrise de l'outil bureautique

Compétences techniques ou savoir-faire :
- Procédures administratives internes
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, vocabulaire professionnel
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Travail en équipe
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Gérer des plannings
- Analyser et orienter une demande
- Rechercher, sélectionner et transmettre des informations adaptées aux demandes
- Mettre en relation les interlocuteurs

Aptitudes :
- Rigueur et sens de l'organisation, discernement
- Capacités à prendre des initiatives, réactivité
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Capacités relationnelles et d'écoute