Office manager h/f

Présidente Fondatrice Wigwam et Studio Carbone/ Architecte et urbaniste/CEO Facilitatrice consultante PCI/IDP + Community planning

Nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner la gestion et la croissance de l'entreprise sur les volets administratif, RH, ADV et support aux dirigeants.

Les tâches à réaliser

Gestion administrative et juridique :

* Assurer le suivi administratif quotidien (courriers, emails, accueil téléphonique).
* Piloter les dossiers juridiques et réglementaires : subventions (BPI France, OPCO Atlas, CCI International), certifications, agréments, assurances et contrats.
* Accompagner l’évolution juridique de l’entreprise : création d’une holding, structuration de la filiale canadienne, mise en conformité RGPD, mise à jour des CGV/CGA.
* Optimiser les outils numériques pour fluidifier nos process internes.

Ressources Humaines & Bien-être de l’équipe :

* Gérer et suivre la paie avec notre cabinet comptable.
* Assurer le suivi des congés, RTT et dossiers de formation.
* Participer aux recrutements et à l’intégration des nouveaux talents.
* Favoriser une communication interne fluide et bienveillante.
* Organiser des événements et moments de cohésion (team-buildings, séminaires…).

Services généraux & Facility Management :

* Gérer les fournisseurs, contrats et consommables.
* Superviser l’entretien des locaux et garantir un cadre de travail agréable.

Administration des ventes (ADV) & Service Client :

* Définir et structurer les processus ADV et SAV.
* Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord, logiciels internes).
* Assurer la gestion des commandes et du stock de capteurs (préparation, envoi, suivi transporteurs).
* Organiser et optimiser le traitement des retours clients et interventions SAV.
* Anticiper la montée en charge et recruter une assistante ADV quand nécessaire.

Appels à candidatures en maîtrise d’œuvre (bâtiment) :

* Mettre en place une veille et assurer le suivi des opportunités.
* Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les équipes et partenaires architectes.

Support aux dirigeants :

* Apporter un soutien organisationnel aux associés.
* Gérer certains rendez-vous et aspects logistiques.
* Être un relai dans la gestion des priorités.

Le profil recherché

* Expérience confirmée en ADV / gestion administrative, avec une capacité à structurer une fonction en croissance.
* Bonne vision stratégique pour anticiper les besoins et préparer le recrutement d’un support ADV.
* Connaissance du secteur du bâtiment / maîtrise d’œuvre appréciée pour assurer le suivi des candidatures.
* Excellentes compétences en organisation et gestion des priorités.
* Esprit analytique et structurant, capable de mettre en place des outils/process efficaces.
* Polyvalence et pragmatisme, capable de gérer plusieurs sujets sans se laisser submerger.
* Bon relationnel et posture de soutien, aussi bien pour les équipes que pour les associés.
* Appétence pour le suivi juridique et la conformité (RGPD, structuration d’entreprise).

Le process de recrutement

1. Entretien avec l’Office Manager pour échanger sur ton parcours et tes motivations.
2. Entretien avec les 2 associés pour voir si on a un bon fit et parler des enjeux du poste.
3. Test / mise en pratique pour valider tes compétences.

Si tu te reconnais dans cette annonce, envoie-nous ton CV et échangeons ensemble !

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