Assistant administratif / assistante administrative

FINALITES DU POSTE
Dans le cadre du Groupe les finalités sont d'ordre opérationnel :
- L'assistante administrative est la collaboratrice directe de la Responsable des Ressources Humaines & Paye
- Elle travaille également pour Terraco

MISSIONS DU POSTE
Dans le cadre des orientations du Groupe, ce poste a pour missions de :
- Organiser l'approvisionnement et la logistique du Groupe sur la partie intendance
- Organiser les flux d'information
- Décharger la Responsable des Ressources Humaines

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Dans le cadre des orientations stratégiques du Groupe Brandizi et des missions précitées, ce poste porte les responsabilités suivantes :
- Au niveau de son TITULAIRE :
o Organisation
réceptionner, dispatcher, saisir, expédier et archiver les courriers
déposer les chèques à la banque
gérer les aléas du quotidien (faire un double des clés,.)

Pour la partie Groupe :
assurer l'accueil des visiteurs
recevoir et filtrer les appels téléphoniques (Tenue du standard et transmission des lignes en interne, prise de notes et message)
gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau (masques, eau, café, papier.)
assurer une gestion stricte de l'organisation, du rangement et de la présentation de l'accueil
Pour la partie Ressources Humaines :
récolter et vérifier les pointages de façon hebdomadaire (CDD/CDI/Intérim)
participer à l'administration du personnel
être à l'écoute du climat social et faire remonter si besoin à la Responsable des Ressources Humaines
rédaction de courrier ou compte rendu

Assurer la gestion et le bon fonctionnement des visites médicales :
- Assurer la planification des visites médicales et la gestion des convocations
- Suivre en temps réel les plannings des visites médicales
- Intégrer et valider les fiches d'aptitudes
- Suivre les indicateurs et l'évolution des cycles de la gestion des visites (de la programmation d'une visite, à la réception de l'aptitude .)
- Automatiser les tâches programmées (envoi des convocations, rappels,.)
- Mettre en place et assurer le système de visualisation global d'alertes sur l'ensemble du personnel
- Paramétrer et tenir à jour des requêtes avec filtres élaborés
- Explorer les résultats sous forme de tableur

Pour la partie intérim :
- Identifier et comprendre le besoin auprès des opérationnels
- Diffuser l'intégralité du besoin sur l'ensemble des jobboards
- Présélectionner les CV
- Faire une synthèse a RRH
- Faire les réponses négatives aux CV non retenus
- Planifier les entretiens pour RRH
- Choix des candidats en corrélation avec RRH
- Négocier TH avec agences intérims après validation RRH
- intégrer les contrats intérim sur le logiciel de temps
- Gérer l'intégration de l'intérimaire
- Gérer les absences et les demandes quotidienne de l'intérimaire
- Gérer la transmission des RH aux agences intérims dans les délais impartis
- Envoyer les factures à la comptabilité dans les délais impartis

Assurer la gestion et le bon fonctionnement des caces, des autorisations de conduite et habilitations :
- Assurer la planification des caces et habilitations
- Suivre en temps réel les plannings et le présentiel des stagiaires
- Intégrer et valider les caces, autorisation de conduite et habilitations
- Suivre les indicateurs et l'évolution des caces, autorisation de conduite et habilitations
- Automatiser les tâches programmées (envoi des convocations, rappels,.)
- Mettre en place et assurer le système de visualisation global d'alertes sur l'ensemble du personnel
- Paramétrer et tenir à jour des requêtes avec filtres élaborés
- Explorer les résultats sous forme de tableur

Assurer la prestation de ménage pour l'intégralité du Groupe :
- Etablir le planning de ménage en fonction des nécessités de chaque entités
- Etre l'interface entre les doléances opérationnelles et la société de ménage
- Etre attentive aux évolutions de prix et faire jouer la concurrence régulièrement
- Etre garant de la sécurité des interventions

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,standard téléphonique ,connaissance ressource humaines

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sociétés holding