Assistant(e) de direction générale et secrétariat du maire

Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l’assistant(e) apporte une aide permanente au Maire et au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle (agendas, rdv réunions), de gestion, de suivi des dossiers, de communication et d’information.

Pour le Maire

• Gestion complète de l’agenda du Maire en lien avec le DGS dans une optique de priorisation et d’optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, des réunions, de la présence à des événementiels,

• Gestion des invitations émanant du maire en lien avec les autres directions (vœux, cérémonies diverses, inaugurations),

• Demande et/ou diffusion des informations nécessaires et utiles aux agents concernés en interne, aux élus membres de l’assemblée et aux interlocuteurs et externes,

• Gestion des appels et mails : analyser les demandes et prendre en charge des informations (traitement des urgences, organisation de la réponse, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes),

Pour le Directeur Général des Services

• Suivi et préparation des réunions de la DGS : gestion de l’agenda, rédaction de comptes-rendus, préparation et mise en forme des documents, préparation des réunions etc,

• Organisation et coordination des informations liées aux dossiers suivis par la DGS,

• Rédaction et/ou mise en forme des courriers, mails, comptes-rendus, notes, convocations, synthèses de documents,

• Gestion des procédures liées à l’assemblée

• Gestion des appels téléphoniques.

Justifiant d'une expérience de secrétariat de direction et de travail avec des élus ou personnalités politiques, Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et les outils de communications.

Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles, votre aptitude à gérer plusieurs agendas et votre discrétion sont reconnues.

Autonome, organisé(e), rigoureux(e) et réactif(ve), vous savez anticiper, gérer les priorités et faire preuve d’initiative,

Avec une bonne connaissance de l’environnement territorial, vous savez travailler en transversalité et un bon relationnel dans le respect des obligations de loyauté et de confidentialité.