Assistant administratif technique (h/f)

Carecrutement recherche pour son client, spécialiste de certification /labélisation de bâtiments, un Assistant Administratif Technique (H/F) en CDI pour rejoindre le service Administration Visites basé à Toulouse secteur 31200.

Vos missions principales
En lien avec les collaborateurs internes et les prestataires externes, vous aurez pour responsabilités :
Organisation des visites réglementaires
- Planifier les visites en collaboration avec les intervenants internes et les prestataires externes.
- Organiser et optimiser les déplacements : horaires des rendez-vous, durée des interventions, logistique (réservations d'hôtels, voitures, transports, etc.).
- Suivre le prévisionnel des chantiers sur le long terme (neuf et rénovation).

Suivi administratif et financier
- Vérifier la conformité des facturations des prestataires par rapport aux prestations réalisées et transmettre les informations au service Achats pour paiement.
- Suivre les facturations complémentaires des interventions et récupérer les comptes rendus.
- Surveiller les qualifications et documents administratifs des sous-traitants missionnés.

Gestion des outils et des processus
- Assurer le suivi des demandes formulées et leur avancement, avec confirmations écrites.
- Utiliser les logiciels internes pour gérer les documents dématérialisés et suivre les actions à long terme.
- Réaliser des appels sortants pour le suivi et la coordination des dossiers.

Votre profil
Compétences et expériences
- Diplôme Bac+2 (administration des ventes, gestion, etc.) ou expérience significative dans un environnement technique et réglementé (énergie, bâtiment, industrie, télécom, aéronautique).
- Aisance avec les outils numériques, logiciels spécialisés (type Cegid), et gestion administrative dématérialisée.
- Expérience dans un milieu processé, rigoureux et structuré.

Qualités recherchées
- Autonomie et capacité à gérer des dossiers sur le long terme.
- Rapidité de compréhension et envie d'apprendre.
- Sens de l'organisation et rigueur face à un environnement exigeant.
- Aisance à l'oral pour les appels sortants et bon relationnel.

Conditions du poste
- Salaire : 1950 € brut/mois + mutuelle (33 €/mois) + TR (40 % salarié, 60 % employeur) + 13 RTT/an.
- Avantage : 2 jours de télétravail lorsque le poste est maîtrisé.

Vous aimez travailler dans un environnement structuré et technique ? Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique et contribuer activement à tendre vers un habitat bas carbone ?

Postulez dès maintenant !

Experience: 2 An(s)

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.