Agent administratif polyvalent (h/f)

Sous la directive du Maire, en équipe avec la secrétaire générale de mairie et au sein du secrétariat de mairie composé de 4 agents, le/la candidat(e) assurera principalement les missions suivantes :

Gestion de l'Etat-Civil :
- rédiger les actes de l'Etat-Civil (reconnaissance, mariage, décès, changement de noms et prénoms...) et les transcriptions
- gérer les dossiers de PACS et de mariage
- assurer le traitement des demandes d'extraits ou de copie d'actes
- recevoir et traiter les demandes de recensement citoyen (DauReMi)
- assurer la veille réglementaire

Gestion des dossiers d’Urbanisme :
En collaboration avec l'élu en charge, vous aurez à gérer des missions d'urbanisme :
- renseignement des administrés, aide à la constitution et à la complétude des dossiers (CU, DP, PC, DIA),
- enregistrement des pièces et suivi des demandes dans le logiciel Clicmap, affichage, etc., en relation avec le GF, le STAP et les gestionnaires de réseaux,
- gestion des AT/ERP en relation avec le SDIS et la DDT,
- gestion des dossiers SPANC

Gestion du cimetière et du funéraire :
- renseigner les services de pompes funèbres et les familles
- rédiger les actes relatifs aux procédures funéraires et au cimetière (autorisations inhumation, fermeture de cercueil, actes de concession)
- mettre en œuvre des procédures de renouvellement et de reprise, de manière périodique

Gestion des élections :
- inscriptions et radiations sur la liste électorale
- préparation et participation aux réunions de la commission de révision des listes électorales
- organisation matérielle et administrative du bureau de vote
- respect des procédures liées aux scrutins (utilisation des plateformes ELIRE et EIREL, dépouillement, diffusion des résultats...)
- organisation des élections cantonales (tous les 6 ans)

Accueil et orientation du public, services à la population et aux associations :
- accueillir et renseigner les usagers à l'accueil de la Mairie
- gérer le standard téléphonique de la mairie, le courrier et les mails
- filtrer et transmettre les demandes aux services et/ou élus
- orienter les usagers vers les services de la commune ou extérieurs
- gérer les demandes de réservations de salles et tenir l'agenda des salles
- gérer les demandes de débits de boisson, d'occupation du domaine public et le suivi des déclarations de manifestations
- convoquer les corps constitués aux cérémonies officielles
- en cas d’absence du collègue en charge du dispositif de recueil CNI/Passeports, enregistrement des dossiers et remise des titres

Animation de l’espace France Services, en alternance avec 2 collègues :
- accueil, renseignements et accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives
- saisie de la fréquentation sur la plateforme et des questionnaires satisfaction
- liaison avec les opérateurs et le coordinateur de la préfecture

Communication institutionnelle :
- savoir rédiger et mettre à jour les supports de communication externe (site Internet, pages Facebook, compte Instagram, application Intramuros et affichage) dans le respect de la déontologie
- assurer la publication des actes sur le site Internet

Appui administratif pour les services techniques, pour la SGM et pour les élus, en alternance avec 2 collègues :
- rédiger, mettre en forme et valoriser les supports écrits (courriers, convocations, comptes rendus, présentations, etc.)
- gérer et mettre en signature les arrêtés municipaux, les DT/DICT, les avis de manifestations sportives, etc. en lien avec le responsable des services techniques et la SGM
- inscription des nouveaux élèves sur la plateforme ONDE
- correspondances administratives diverses à la demande des élus, du S.G.M.
- programmer et gérer les rendez-vous des élus

Conditions d’exercice du poste :
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Participation et animation ponctuelles de commissions communales
- Travail sur écran
- Possibilité d’être mobilisé les dimanches (élections) avec compensations
- 35 h par semaine, horaires réguliers, sans télétravail
- Formations régulières de professionnalisation et de perfectionnement

Relations fonctionnelles :
- Relations en interne avec le supérieur hiérarchique, les élus et les services de la collectivité
- Relations en externe avec les services du Grand Figeac, d’autres collectivités, les services de l’État, les fournisseurs, les administrés, les associations, etc.