Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative Conforme aux grilles indiciaires de la fonction publique territoriale Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du responsable du pôle Education et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables des services petites crèches, enfance et jeunesse. Missions / conditions d'exercice Être l’interlocuteur privilégié des familles sur les modes d’accueil petite enfance, enfance et jeunesse :
oInformer et/ou expliciter les fonctionnements des services et leurs modalités d’usage (Inscriptions, paiements, déroulement des activités) et répondre aux demandes des usagers (appels téléphoniques, courriers, courriels…) via le guichet unique à destination des familles,
Assurer la gestion des inscriptions familles et des enfants via le logiciel dédié :
oAssurer le suivi des comptes familles : aide à la demande d’ouverture de compte, création de compte, accompagnement de son utilisation, import de documents, suivi des documents manquants, etc,
oAssurer le suivi des pré-inscriptions ou inscriptions petite enfance, ALSH, activités jeunesse, et séjours effectués via le portail famille,
Assister les responsables dans le suivi et la gestion administrative des services petite enfance, enfance et jeunesse :
oPour les petites crèches, saisir les bons de commandes, préparer la commission d’attribution des places dans les petites crèches, prise en charge des dossiers d’inscriptions, les pré-inscriptions, d’accueils occasionnels,
oPour le service enfance, effectuer des inscriptions, des listes d’attente et des réponses aux familles,
oVérifier les états de présence des enfants des 3 services avant facturation, puis établir la facturation pour les familles,
oGérer les courriers, courriels ou tâches administratives en direction des familles,
oRéaliser la remontée des données financières et statistiques des petites crèches auprès de la CAF sous le contrôle de la responsable,
oRéaliser les requêtes et préparer les statistiques pour les rapports d’activité ou autres besoins des services,
oCréer et suivre des outils bureautiques (tableaux, plannings, etc). Profils recherchés - Techniques de secrétariat, logiciels de bureautique (Bac + 2, ou une qualification équivalente, ou une expérience affirmée dans l’un des domaines concernés).
- Bonne connaissance des contextes professionnels de la petite enfance, enfance, jeunesse.
- Utilisation les logiciels bureautiques courants (pack office) + idéalement connaissance des applications : Domino Web et Berger Levrault.
- Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe.
- Organisation du travail en définissant des priorités.
- Etre réactif sur des situations d’urgence.
- Rigueur dans le suivi administratif, la tenue des délais.
- Analyse des demandes des usagers.
- Adoption d’une posture calme et respectueuse.
- Capacité à travailler avec plusieurs responsables de service.
- Capacité à travailler en équipe.
- Capacité d’adaptation aux différents publics et différents vecteurs de communication.
- Sens du contact et de la discrétion.
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