Sous la responsabilité du chef de groupement :
Gestion du secrétariat du groupement :
o Accueillir, orienter et renseigner des personnels et des fournisseurs ;
o Réceptionner et traiter (message, transfert) des appels téléphoniques ;
o Réceptionner, enregistrer et trier le courrier ;
o Classer et archiver les dossiers et documents (papier et numérique) ;
o Réaliser et diffuser les travaux de bureautique (courriers, notes, tableaux de synthèse, …) ;
o Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs : déclaration et suivi des sinistres bâtimentaires et automobiles, suivi des congés et formations des agents du groupement ;
o Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives ;
o Organiser et planifier les réunions ;
Gestion financière et budgétaire
o Suivre le budget et comptabiliser les crédits du groupement ;
o Engagement comptable, émettre et suivre les bons de commandes et les factures.
Exécution de marchés publics
o Traiter les commandes (préparation, engagement et suivi) et notamment pour les produits d’entretien, fluides et carburant ;
o Contrôler l’exécution en termes de cout, qualité et délais ;
o Traiter les factures (suivi du service fait, mandatement) ;
o Participer aux bilans annuels des marchés et aux préparations budgétaires ;
o Gérer les incidents de facturation et les avoirs.
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