Un assistant administratif et financier (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Rattaché à la Direction des Bâtiments et du Patrimoine ainsi qu’au Responsable du Service Bâtiments et Architecture, l’Assistant Administratif est chargé d’apporter son assistance administrative et financière aux services opérationnels et à la Direction. Il assurera les missions suivantes : Missions / conditions d'exercice • Secrétariat et gestion administrative :
o Assurer l’accueil téléphonique et physique, gérer le courrier sous GECO, et gérer les agendas ;
o Rédiger tout type de document administratif, mettre en forme les rapports pour les différentes commissions et les saisir sous WEBDELIB ;
o Procéder au classement et à l'archivage des documents papier et informatiques ;
o Assurer l’intérim de l’assistance de direction en l'absence de celle-ci.
• Gestion comptable et financière :
o Dispatcher les factures, créer des engagements comptables et juridiques sous ASTRE et MAFATE ;
o Participer à la liquidation et à la validation des mandats, vérifier les décomptes et pièces justificatives des dépenses ;
o Mettre à jour les tableaux de bord financiers et traiter les suspensions et rejets de mandats ;
o Assister au montage des dossiers de subvention FEDER, assurer l’intérim de l'agent comptable en son absence, et servir d'interface avec la DAF et la Paierie régionale.
• Gestion des Marchés Publics et des conventions de subventions :
o Créer des marchés et des subventions sous ASTRE et MAFATE ;
o Préparer, lancer, suivre les consultations et l’exécution des marchés publics ;
o Assister à l’analyse des offres, rédiger et suivre les notifications des subventions, traiter les avenants, ordres de service et sous-traitances ;
o Servir d'interface avec la DAJCP.
• Assister des chargés d’opérations dans leurs diverses tâches ;
• Élaborer des tableaux de bords de suivi d’activité, réaliser des requêtes et extractions financières diverses. Profils recherchés • Bonne maîtrise des fonctions de secrétariat et des outils bureautiques et tableurs (GECO, Microsoft Office, Libre Office) ;
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
• Bonne connaissance de la commande publique (principes fondamentaux de la commande publique, règles de déontologie) ;
• Bonne connaissance de la chaîne financière et comptable et des logiciels métiers afférents (Astre, Mafate) ;
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités publiques ;
• Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation et prise d’initiative ;
• Aptitude au travail en équipe, capacités relationnelles et disponibilité ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.