Assistant de direction des départements scientifiques h/f

Contexte du recrutement et définition de poste

Mission

Sous l'autorité directe des directeurs et directrices des trois départements scientifiques, le ou la titulaire du poste assure les fonctions polyvalentes d'assistant(e) de direction, dans le respect des règles et procédures de la fonction publique et de l'établissement.

Activités
- Gérer les agendas des directeurs et directrices de département et contrôler les échéances;
- Instruire des dossiers et rassembler les informations nécessaires, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Assurer la logistique du service (locaux, fournitures, procédures administratives) ;
- Organiser des réunions et manifestations scientifiques, notamment les Conseils des Départements (planification, réservation de salle, secrétariat, réservation logistique, gestion de visioconférence);
- Réaliser les comptes rendus des réunions ;
- Analyser et synthétiser des documents, alimenter des tableaux de bord de pilotage de projets;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services ;
- Concevoir, rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports et documents administratifs ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, et prioriser les sollicitations ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (suivis RH, suivis d'activités, listing de correspondants);
- Effectuer des cartographies pour chaque département (relations internationales, relations inter- et intra- départements, doctorants, recrutements) ;
- Aider à l'alimentation des bulletins d'information des départements ;
- Assurer des tâches de secrétariat pour les chargés de mission des départements.
- Participer au suivi RH pour les bénévoles et stagiaires, mettre à jour les infos RH comme organigramme et planning des congés

Relation Professionnelles

En interne : Directeurs et directrices de département, chargés de mission et autres personnels administratifs des départements, correspondants des départements, directeurs et personnels des 16 unités de recherche, Directions Générales Déléguées, Présidence

En externe : Tutelles du Muséum, acteurs sollicitant les départements scientifiques

Profil recherché

Diplôme : baccalauréat minimum.

Formation : secrétariat, gestion administrative.

Expérience d'1 an minimum exigée.

Connaissances
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
- Fonctionnement des administrations publiques ;
- Environnement et des réseaux scientifiques;
- Activités et de l'organisation du Muséum;

Compétences opérationnelles
- Qualités rédactionnelles ;
- Savoir rendre compte ;
- Maîtrise de l'anglais : Niveau A2 souhaitable (cadre européen de référence).

Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et la planification ;
- Réactivité ;
- Rigueur / Fiabilité ;
- Autonomie et esprit d'initiative ;
- Disponibilité et discrétion ;
- Aisance relationnelle, polyvalence et flexibilité.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou CDD de droit public renouvelable à partir de mai

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu'à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités