Secretaire administratif de direction sar de la cour d'appel de montpellier h/f

1- Secrétariat et administration
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs du S.A.R (accueil téléphonique et physique)
- Gérer les appels téléphoniques entrants et l'agenda du DDARJ
- Suivre les parapheurs
- Tenir à jour les annuaires et organigrammes des juridictions du ressort et de l'administration centrale
- Élaborer les documents administratifs
- Assurer la diffusion des notes et circulaires destinées aux agents
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- Alimenter le tableau de suivi des arrivées/départs des agents du SAR
- Procéder au classement et à l'archivage des documents électroniques comme papier et assurer les opérations de destruction ou de versement aux archives départementales
- Etablir les cartes professionnelles des fonctionnaires du ressort et celles des assesseurs TPE
- Prendre en charge les relations avec le pôle EMPLOI dans le cadre de la recherche de contractuels saisonniers
- Gérer les demandes de congés des responsables de gestion (tableau des congés) et plus généralement, traiter les demandes formulées par les responsables de gestion dans l'outil de gestion du temps Horoquartz
- Gérer les demandes de télétravail formulées par les agents du SAR
- Gérer les courriers entrants et préparation, diffuser et suivre les courriers sortants (dépêches, diffusion)
- Suivre des dossiers confiés par la DDARJ
- Accueillir les nouveaux arrivants : préparation des cartes d'accès, remise des documents, préparation des matériels informatiques et des accès serveurs utiles, convocation aux visites médicales (nouveaux agents à leur arrivée + respect des 1 an pour les RQTH/5 ans pour les autres agents, attestation de prise de fonction)
- Veiller à l'actualisation, au fil de l'eau, des délégations de signature de toutes natures
- Alimenter Horoquartz des profils des nouveaux arrivants SAR
- Synthèse : élaboration des tableaux récapitulatifs regroupant les données des juridictions du ressort

2 Support et logistique
- Préparer les instances et réunions (réservation de salles, réservations de pont visioconférence, impression des documents et classement électroniques notamment)
- Gérer les plannings de réservation des véhicules de service et des places de parking sur le site du SAR
- Programmer les visios à la demande du DDARJ
- Prendre en charge les aspects logistiques pour l'ensemble du service (copieurs, organisation des réunions, propreté des locaux, gestion des badges d'accès, gestion des places de stationnement)
- Recenser les besoins budgétaires et saisir les demandes d'achat soit via la carte achat soit via CHORUS Formulaires