Missions : Vous accompagnez le directeur de la Direction Infrastructure et Informatique (D2I) ainsi que les différents responsables dans la coordination et le bon fonctionnement de la direction ainsi que l’exécution des différentes missions transverses.
À ce titre, vous êtes en charge de gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de la direction, pour les traiter, les classer, les archiver et les mettre à disposition des managers.
Collecte des informations et mise en forme des présentations PowerPoint pour les Business Review mensuelles ;
Participation aux réflexions internes D2I (Comité de Direction élargi 4/an) ;
Préparation et participation aux réunions générales de la direction ;
Support administratif :
Assistance diverse en fonction des sujets d’actualité ;
Soutien administratif au chef de pôle et ses responsables de département, notamment dans le cadre des travaux entrepris ou à venir sur les sites du laboratoire ;
Suivi des comptes et dépenses énergétiques en lien avec la maintenance Bâtiment et le service Achats ;
Poursuite du recensement des contrats annuels du pôle et tenue à jour en lien avec le service Achats ; Poursuite de l’optimisation des ressources informatiques en lien avec les différents intervenants (archivage, mutualisation, partage des informations) ;
Suivi de certains achats et gestion des réceptions ;
Traitement des contraventions reçues dans le cadre des missions des collaborateurs et support au département Logistique pour les commandes/réceptions liées à l’entretien de la flotte automobile.
Pour le Bureau d’Etudes et Ingénierie (BEI) :
Organisation des Comités de Pilotage Bancs (collecte éléments pour ordre du jour) et rédaction des comptes rendus en lien avec le responsable BEI et le responsable sécurité ;
Assistance pour divers travaux administratifs et bureautiques ;
Assistanat général du service et de la responsable ;
Gestions divers communication : tout autre tâche administrative en lien avec les besoins du service.
Etre moteur auprès des collaborateurs D2I pour la publication de news Intranet ;
Rediriger des informations vers les bons interlocuteurs ;
Suivi des documents qualité liés à la direction en lien avec les différents interlocuteurs.
Le directeur la D2I, le responsable du BEI et les responsables du PLI et du pôle Systèmes d’Information (PSI) pourront vous confier en outre toutes autres tâches administratives en lien avec leurs activités ou le fonctionnement transverse.
Vous disposez au minimum d’un diplôme de niveau bac+2 en gestion/administration/assistanat ou équivalent ainsi que d’une expérience professionnelle de trois ans minimum en tant qu’assistant.La maîtrise des outils bureautiques classiques (pack Office : Outlook, PowerPoint, Excel, Word) est nécessaire ainsi que des moyens de communication à distance (visio), et des différents outils informatiques tels que les facturations internes LNE, les demandes d’achats, les déclarations d’absence des équipes, les suivis qualité etc.
Votre niveau d’anglais vous permet de lire et de répondre à des mails.
Possibilité de télétravail conformément à l’accord d’entreprise en vigueur (jusqu’à 2 jours par semaine).
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