Assistant administratif h/f - ref. 25cias003 (h/f)

DÉFINITION
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, l'assistant administratif H/F assure la coordination du pôle « Aide ». Polyvalent, rigoureux et doté d'un excellent relationnel, il coordonne les différents interlocuteurs et participe à la tenue des dossiers de prise en charge et d'admission ainsi qu'à la gestion des plannings.

SITUATION ACTUELLE
- CIAS Arlysère
- Sous l'autorité du responsable du pôle « Aide »

CONDITIONS D'EXERCICE
- Lieu : Bâtiment de l'EAS à Albertville
- Temps de travail : Temps complet (35 heures hebdomadaires)
- Contrat : CDD d'un an renouvelable
- Conditions de travail : Horaires réguliers avec possibilité de variation d'amplitude en fonction des obligations du service - Travail en bureau - Disponibilité - Continuité de service

MISSIONS
1. Assurer la gestion administrative du pôle « Aide »
- Constituer les dossiers bénéficiaires, procéder à leur renouvellement, leur mise à jour, leur suivi et saisir les prises en charges des bénéficiaires
- Réaliser les plannings des aides à domicile et procéder aux modifications nécessaires en lien avec la télégestion mobile
- Participer à la mise en œuvre et au suivi des plans d'aide et veiller à leur bon déroulement
- Participer à la mise à jour et au suivi de la réalisation du projet personnalisé des bénéficiaires
- Suivre les hospitalisations et les absences des bénéficiaires et élaborer les états récapitulatifs correspondants
- Accompagner les aides à domicile au quotidien et sur les nouvelles prises en charge et au quotidien
- Mettre à jour les documents relatifs aux astreintes effectuées par les aides à domicile après validation avec les coordinateurs
- Participer, si besoin, aux visites à domicile dans le cadre du suivi des bénéficiaires
- Assurer la remontée des éléments de paie avec le service RH et les coordinateurs
- Assurer la facturation du service
- Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux agents et stagiaires
- Transmettre dans les délais les statistiques et les éléments nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer la diffusion d'informations
- Photocopier, trier, classer et archiver les documents
- Signaler les dysfonctionnements et les anomalies
- Prendre le relais des activités et assurer le remplacement des collègues empêchés

2. Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile et téléalarme
- Constituer les dossiers de prise en charge pour le portage des repas et la téléalarme, assurer leur suivi et leur mise à jour
- Transmettre aux cuisines centrales et au prestataire de téléalarme les éléments nécessaires
- Suivre toutes les demandes et problématiques
- Suivre et gérer la télégestion mobile de portage des repas en lien avec les livreurs et les bénéficiaires
- Gérer la facturation, le prélèvement automatique des factures et suivre les règlements en lien avec le service financier
- Compléter les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité et à la réalisation des statistiques du service
- Editer et transmettre annuellement les attestations fiscales aux bénéficiaires ainsi que les questionnaires de satisfaction
- Assurer le suivi des courriers

PROFIL
- Requis : Permis B en cours de validité
- Souhaité : Expérience sur un poste similaire

SAVOIRS
- Maîtrise de l'outil bureautique
- Qualités rédactionnelles

SAVOIRS ÊTRE
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Organisation
- Ecoute et adaptation aux différents interlocuteurs
- Rigueur

CONDITIONS D'EMPLOI
- Rémunération selon les grilles statutaires avec régime indemnitaire
- Participation employeur prévoyance et mutuelle si le contrat est labelisé
- Possibilité d'adhérer au COSI et au CNAS en fonction de l'ancienneté
- Forfait mobilité durable
- Titres restaurant
- Accès à un coffre-fort numérique

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.