Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Venez nous rencontrer au salon de l'emploi TAF, le jeudi 6 mars de 09h00 à 17h00 au Parc des Expositions de Cahors (péage Cahors Sud)

L'Institut Camille Miret recrute un Assistant administratif (H/F) sous contrat à durée indéterminée à temps complet au sein de son pôle "maintien à domicile", à Bretenoux.
Les services de soins infirmiers sont dédiés aux personnes âgées, aux personnes en situation de handicap et aux personnes de moins de 60 ans atteintes de pathologies chroniques ou présentant certains types d'affection. Les services de soins infirmiers à domicile ont pour objectif d'éviter l'hospitalisation, notamment lors d'une phase aiguë pouvant être traitée à domicile, et de faciliter le retour à domicile dans les meilleures conditions à la suite d'une hospitalisation. Ils contribuent à prévenir la perte d'autonomie, à limiter les incapacités et à lutter contre l'isolement.

Vos missions principales
- Contribuer au sein du Pôle « maintien à domicile » à l'exécution autonome d'attributions dans des domaines divers et pour les missions définies dans le champ de la subdélégation qui lui est confiée.
- Assister la direction dans les tâches diverses de gestion du pôle
- Représenter la direction en cas de besoin.

Ressources humaines :
- Préparer les formulaires de mouvement d'embauche selon le besoin pré établi par la direction
- Saisir les contrats et les avenants de travail à durée déterminée.
- Saisir sur le site de l'URSSAF les DPAE (Déclaration Préalable A l'Embauche) dans les délais
- Faciliter l'intégration du salarié et du stagiaire.
- Programmer les rendez-vous et assurer le suivi des visites à la Médecine du Travail.
- Constituer le dossier du salarié et assurer sa tenue.
- Tenir à jour le tableau des mouvements du personnel.
- Mettre à jour et suivre les effectifs cibles
- Rechercher et présélectionner les organismes de formation dans le cadre du plan annuel de formation et assurer le lien et les échanges nécessaires
- Vérifier et transmettre pour le personnel, après validation de la direction, les demandes de remboursements de frais formation et congrès colloques.
- Vérifier et transmettre les paramètres variables de la paie.

Accueil et bureautique :
- Accueillir physiquement et par téléphone le public, les partenaires et les groupes de travail.
- Réceptionner le courrier, le traiter et l'acheminer dans les délais impartis.
- Classer et archiver les documents selon le RGPD établi par l'ICM
- Créer les documents internes Word, Excel, Power Point.

Gestion budgétaire, financière et comptable :
- Participer à la préparation du budget prévisionnel et du compte administratif avec la direction et le comptable
- Assurer le suivi des dépenses des fournitures à l'année
- Contrôler les factures à la signature.
- Assurer le suivi et la bonne mise en œuvre des contrats fournisseurs en rapport avec le budget
- Suivre les dépenses afférentes au plan formation et à l'enveloppe congrès colloques.
- Tenir à jour le journal de caisse.

Démarche qualité :
- Rédiger les rapports d'activité annuels des SSIAD.
- Participer au projet d'établissement et aux évaluations réglementaires
- Participer à la mise en place de procédures spécifiques au service.

Logistique :
- Préparer, envoyer et contrôler à la réception les commandes de fournitures.
- Assurer la gestion du stock.
- Assurer la gestion de la flotte automobile avec le service support ICM et mettre en place le suivi par des tableaux de bord

Hygiène et sécurité :
- « Référent santé et sécurité » :
- Animer les groupes de travail avec l'équipe soignante sur les risques professionnels
- Tenir à jour annuellement le Document Unique des risques professionnels et ses axes d'amélioration
- Tenir à jour et contrôler les livres et registres obligatoires en lien avec l'expertise du Services Sécurité
- Respecter les mesures de sécurité en lien avec le RGPD..

Prise de poste dès que possible
Primes et reprise d'ancienneté - rémunération CCN 51 - 27 CP + 27 RTT + 11 jours fériés (base temps ple

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.