La Ville d'Annemasse recrute pour le Secrétariat de la Direction Générale des Services, un assistant administratif expérimenté (h/f) - recrutement par voie statutaire ou contractuelle -
Le secrétariat de la Direction Générale est composé de 3 personnes (1 responsable et 2 agents).
En étroite collaboration avec la Directrice du Secrétariat de la Direction Générale et sous sa responsabilité, vous aurez pour mission :
• d’effectuer la mise en forme des projets de délibérations, de préparer et envoyer le pli du conseil aux élus,
- d’accompagner les services pour la saisie de leurs projets dans le logiciel dédié,
- d’assurer la projection des diaporamas ainsi que le lien avec le prestataire chargé de l’enregistrement audio et vidéo des conseils municipaux, d’effectuer le suivi des présences et des votes,
→ de réaliser la saisie des votes, de finaliser les délibérations et de les envoyer au contrôle de légalité, de les publier et de rédiger le procès-verbal des séances.
• de veiller à la conformité des actes administratifs transmis au Secrétariat, d’assurer leur télé-transmission au contrôle de légalité et leur publication,
• d’apporter une assistance à la Direction Générale, notamment :
- de gérer la documentation (abonnements et achats d’ouvrages pour les services) y compris le suivi budgétaire,
• de venir ponctuellement en appui des autres membres du secrétariat général, ou en relais en cas d’absence, afin d’assurer la continuité du service.
En tant que membre du Secrétariat de la Direction Générale, vous contribuerez à la modernisation des processus internes ainsi qu’à l’amélioration continue des outils et/ou méthodes de travail.
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Agilité informatique (outils bureautiques / logiciels métiers y compris support technique),
Appétence pour les taches d’administration générale,
Une expérience en matière de gestion d'assemblées et la connaissance des logiciels Dotelec Actes et Idelibre seraient un plus.
Poste à pourvoir le plus rapidement possible
Date limite de dépôt des candidatures : 30 mars 2025 (cachet de la poste faisant foi)
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