Office manager - assistant administratif h/f

HUBENCY est le leader français des opérateurs alternatifs de gestion des déchets. HUBENCY propose des solutions innovantes de gestion et de valorisation matière, énergétique et biologique de tous types de déchets dans le but de favoriser la production de nouvelles matières premières issues du recyclage tout en garantissant une maîtrise des coûts de traitement et de collecte. Nos équipes contribuent quotidiennement à la conception et à la gestion de solutions environnementales sur-mesure avec une seule idée en tête, réduire l'empreinte carbone de ses clients. Vous cherchez à travailler dans une entreprise dynamique où votre travail rime avec impact social et environnemental ? Bienvenue chez Hubency ! Pour poursuivre son développement, nous recrutons un(e) Office Manager / Assistant Administratif H/F.

Rattaché(e) au Responsable des opérations, vous jouerez un rôle central et polyvalent dans le bon fonctionnement de l'entreprise en assurant la gestion administrative et du standard téléphonique, les services généraux et la gestion de la flotte automobile.

Vos principales missions seront :
- Gestion administrative et du standard téléphonique :
- Assurer la gestion du standard téléphonique ;
- Gérer l'accueil physique des clients ou des partenaires ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Veiller à la bonne tenue des locaux (salle de réunion, cafétaria, etc.) ;
- Assister de façon ponctuelle les membres de la Direction dans la gestion administrative de leurs dossiers (classement, archivage, traitement de texte, tableur Excel, support de présentation, prise de rendez-vous, gestion de réservations diverses, etc.)
- Gestion des services généraux :
- Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau ;
- Centraliser et gérer toutes les commandes de fournitures et des boissons, etc. ;
- Veiller à l'approvisionnement quotidien des fournitures et des boissons, etc. ;
- Prendre contact et superviser les prestataires externes (ménage, maintenance, sécurité, prestataires techniques divers, etc.) ;
- Organiser les déplacements et les événements internes (séminaires, réunions, team building, etc.)
- Gestion de la flotte automobile :
- En collaboration avec le Directeur Commercial et le DAF, suivre la gestion du parc de véhicules de l'entreprise (acquisition, restitution, renouvellement) ;
- Gestion administrative des véhicules : immatriculations, assurances, contrôles techniques, révisions, contrats de location, etc. ;
- Suivi de la consommation de carburant et des dépenses associées ;
- Planification des entretiens, réparations et interventions techniques ;
- Mettre en place un fichier de suivi et reporting des coûts liés à la flotte automobile ;
- Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques et au respect des processus ;
- Gérer le suivi des véhicules de prêt entre les différents collaborateurs ;
- Gérer les restitutions des véhicules des collaborateurs.
- Support opérationnel et communication interne :
- Assister la Direction et les équipes dans la préparation des réunions et supports de présentation
- Contribuer à la communication interne et à la cohésion des équipes
- De manière plus élargie, mener toutes missions qui sera confiée par votre manager ou la Direction Générale