Le titulaire du poste aura pour mission d'apporter une aide permanente au directeur des Archives dans l'exercice de ses missions et de superviser toutes les procédures et dossiers relatifs à la gestion administrative et financière du service.
1. Assistance du directeur des Archives
Ø Rédiger et mettre en forme des courriers
Ø Prendre en charge l'enregistrement du courrier (postal, fax et courriel) à l'arrivée et au départ
Ø Contrôler les parapheurs
Ø Préparer les dossiers et les notes et suivre leur signature à destination de la hiérarchie et des élus
Ø Assurer la gestion de ses déplacements
Ø Participer aux réunions de direction et réunions de service et en rédiger le compte-rendu
Ø Gérer les réservations de véhicule et de train pour le directeur et le service
Ø Gérer les réservations de la salle d'exposition
2. Responsabilité du secrétariat des Archives
Ø Référent administratif pour l'ensemble des services supports du Conseil département (Finances, DSI, etc..)
Ø Rédiger et préparer tout courrier, note, rapport, compte rendu, etc. du service
Ø Etablir les rapports d'activité
Ø Organiser le classement et l'archivage des dossiers du service
Ø Préparer le budget et suivre son exécution : demandes de mutation de crédits, demandes d'engagements, demandes de création de tiers, vérification des factures
Ø Suivre les marchés publics : recherche de fournisseurs (sourcing), partie administrative des consultations (ensemble de la procédure)
Ø Tenir les différentes pièces comptables de la régie (caisse, carnet à souches, livre journal...) et effectuer les versements réguliers à la paierie
Ø Assurer le suivi des demandes de subventions versées par l'État
Ø Commander les fournitures de bureau
Ø Suivi et contrôle des livraisons
Ø Gérer les stocks de publication
Ø Suivi des conventions X-Sacha
3. Autres activités
Ø Recevoir et renseigner tous types de visiteurs (partenaires institutionnels, agents du Conseil départemental, fournisseurs, intervenants, entreprises de travaux, etc.)
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Ø Assurer le rôle de correspondant travaux suppléant auprès de la Direction des Bâtiments Départementaux et gérer les demandes d'interventions
Ø Participer aux travaux collectifs de conservation préventive
Ø Relations avec les membres de la Société d'histoire des Ardennes ayant son siège aux Archives départementales mais indépendante.
Ø Vendre les reproductions et les publications des Archives
Connaissances
Ø Connaissances du fonctionnement de la collectivité
Ø Connaissances des procédures comptables, administratives et financières
Ø Notions de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques
Ø Goût pour les archives
Savoir-faire
Ø Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook...
Ø Techniques rédactionnelles
Ø Techniques d'accueil, communication et négociation
Aptitudes et qualités requises
Ø Qualités relationnelles indispensables
Ø Autonomie, sens de l'organisation
Ø Rigueur et précision
Ø Capacité à rendre compte
Ø Prise d'initiative
Ø Confidentialité
CONDITIONS D'EXERC
Sujétions du poste
Ø Cycle de travail :
Ø Permis : Non
Ø Déplacements : Non
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.