Au sein de la direction générale en charge de la Sécurité et Tranquillité Publiques de la Collectivité Outre-Mer de Saint-Martin, l’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité du directeur général adjoint.
Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.
- Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’équipe d’assistants(es) de la direction générale des services avec pour principales missions : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l’archivage
- Suivi des dossiers du bureau en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
- Formation en secrétariat
- Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en secrétariat de direction
- Expérience et connaissance avérée en administration Préfectorale.
- Expérience et connaissance transverse avérée Gendarmerie Nationale et Police Nationale.
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