Un ou une assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.

Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.

Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :

Un ou Une Assistante de direction

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

•Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
•Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
•Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
•Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
•Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens ! Missions / conditions d'exercice Vos missions

Dans ce rôle, vous serez la personne facilitatrice organisationnelle pour l’ensemble de la direction, dont vous serez le référent privilégié.
Vous garantissez le respect et de la bonne application des procédures / processus applicables, de la parfaite circulation de l’information, et ce quel qu'en soit son niveau de rayonnement, de l’identification des besoins matériels et immatériels de la Direction et d’en organiser son fonctionnement.
En ce sens, vous permettrez l’organisation efficace de l’ensemble des activités de la Direction, en bonne intelligence et en intégrant les activités transverses impactantes.
Vos activités

En tant que pivot organisationnel, vous assurez la bonne vie de la direction et l’organisation des agendas, rendez-vous, et temps forts de l’ensemble de celle-ci :
Sur le volet administratif :
-Veiller à la bonne préparation des rendez-vous et temps forts internes et / ou externes (collecte des éléments en amont auprès des services et directions concernées, constitution des dossiers ;
-Assurer le bon cycle de vie « communicationnelle » de ces rendez-vous et temps forts ;
-Rédaction, relecture, diffusion, archivage, de courrier/note/compte rendu/ … ;
-Mise en signature, validation et diffusion / sous-couverts du bon respect des chartes graphiques et délais. ;
-Gérer & suivre les tableaux de bord, indicateurs & reporting demandés.
Sur le volet logistique :
-Organiser les RDV et réunions de la direction : S’assurer des bonnes réservations, confirmations et installations si nécessaire des salles ;
-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
-Venir en appui à l'organisation d'évènements internes ou externes ;
-Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
En tant que point de jonction entre la Direction, les services, les agents(es) et citoyen(ne)s : vous portez quotidiennement, au travers de ses actions et relations, le sens du service public.
-Accueillir physiquement ou téléphoniquement toute personne, Agent(es) et Citoyens dans le respect des valeurs du service public ;
-Fournir, auprès du reste de l'équipe, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions ;
-Être l’interlocuteur/trice privilégié(e) de l’ensemble du service / direction ;
-Être référent informatique, outils, ou logiciels pour l’ensemble du service / direction ;
-Être un appui organisationnel et relationnel lors des parcours d’intégration de tous les nouveaux arrivants (nouveaux arrivants et/ou nouvelles missions).
En tant que garant(e) du respect des processus internes : vous appliquez, et assurez le respect des chartes, coordonnez l'archivage papier et numérique de la documentation de l'ensemble de l'équipe et le plan de classement numérique :
•Contribuer à la sécurisation des processus internes du service / de la direction,
•Assurer le respect des chartes, le suivi et l’archivage de la documentation de l’ensemble de l’équipe
•Structurer et assurer la transmission et le classement des informations en interne et en externe aux services ou directions concernées dans le respect des processus en application
•Avec l'appui des services / directions concernées, mettre en place et tenir à jour les outils de suivi des équipes (heures supplémentaires, organigramme, plannings de télétravail et de congés…)
•Participer à la diffusion de l'usage des différents outils et chartes au sein de la direction. Profils recherchés Votre profil

•Excellent sens relationnel, du service et discrétion professionnelle ;
•Maîtrise des règles d'expression orale, écrite et des normes de grammaire, syntaxe et orthographe ;
•Connaissance du fonctionnement d'internet, d'un intranet, et des outils de gestion du temps (tableaux de bord, planification) ;
•Polyvalence et capacité à élaborer des avis ou préconisations dans le cadre de projets structurants et de l'amélioration continue du service ;
•Création de supports (notices, instructions, ateliers) et transmission de savoir-faire professionnel.

Conditions d’exercice des missions

•Poste ouvert au télétravail (2 jours maximum par semaine).
•Lieu de travail principal : 5 bis rue du Puygarreau – 86000 Poitiers.